Bí kíp đi công tác của các sếp

Những chuyến đi công tác dài ngày đôi khi đem đến nỗi ám ảnh về chiếc giường không ngon giấc, về sự mệt mỏi sau mỗi chuyến bay do “đồng hồ sinh học” bị xáo trộn.

Vài mẹo nhỏ dưới đây dành cho những ai không thể tránh được những chuyến công tác thiết yếu cho việc chốt hợp đồng hay xây dựng quan hệ với các khách hàng mới đầy tiềm năng.

Trong một đề tài nghiên cứu và thảo luận gần đây nhất mang tên “Out of Office”, hãng LinkedIn đã tham vấn những nhà quản lý hàng đầu về kinh nghiệm của họ khi thực hiện những chuyến công tác.

Hơn 60 nhà lãnh đạo đến từ mọi ngành nghề khác nhau đã nhiệt thành chia sẻ câu chuyện của họ về những chuyến công tác tồi tệ nhất từng trải qua, những bí quyết hay ho giúp cho các chuyến bay trở nên dễ chịu, và cả những bài học họ tích lũy được qua hàng năm trời …đi công tác.

Trong số đó, có 7 doanh nhân thành đạt đã trở thành “bậc thầy” của thứ “nghệ thuật” đi công tác và đem đến những kinh nghiệm hết sức quý báu.

Beth Comstock, Giám đốc Marketing của General Electric: “Nếu xếp đồ là một môn thể thao Olympic, tôi hẳn đã dành được huy chương vàng!”.

Nữ giám đốc luôn cố tránh những rắc rối không đáng có phát sinh trước chuyến bay bằng việc chỉ luôn mang theo một vali cá nhân duy nhất. Và để nhét vừa mọi thứ vào chiếc vali đó, Comstock luôn cố gắng giảm trọng lượng của mọi món đồ mang theo và dùng những chiếc túi vải nhỏ, nhẹ, có nhiều ngăn và khóa kéo để đựng đồ.

Cô cũng khuyên các doanh nhân đừng tiếc tiền sử dụng dịch vụ giặt ủi ở khách sạn dù phải đi công tác dài ngày (điều này rõ ràng làm giảm số y phục bạn phải mang theo và cũng tránh được sự cố …hết đồ sạch để mặc.)

Ấy vậy mà, việc quá cố gắng nhồi nhét cho gọn một chiếc vali cá nhân cũng đôi lần khiến cô lâm vào cảnh “dở khóc dở cười”.

“Có lần ở quầy check-in hãng Lufthansa tại Hồng Kông, hành lý của tôi bị quá cân. Không còn cách nào khác, tôi đành lôi một đống quần áo trong vali ra và khoác hết lên người. Trông tôi lúc đó cực kỳ nực cười!” Comstock nhớ lại.

Còn vị chủ tịch tập đoàn dầu mỏ Halliburton, ông Jeff Miller thì luôn dậy vào đúng 5 giờ sáng, giờ địa phương!

Dù để làm được như vậy chẳng dễ dàng gì, song Miller tỏ ra rất quyết tâm, bởi ông cho rằng việc thích ứng với môi trường và không gian xung quanh là cực kỳ quan trọng.

Ông cũng khuyên mọi người hãy chịu khó vận động một chút, ví dụ như chạy bộ ngoài trời chẳng hạn. Điều đó không chỉ giúp bạn thêm dẻo dai và sảng khoái, nó còn là một cách để ngắm nhìn và bước đầu tìm hiểu thành phố nơi bạn đang công tác.

“Nhờ các chuyến công tác mà tôi đã được chạy bộ qua nhiều con đường của các thành phố lớn trên thế giới. London, Paris, Bắc Kinh, Bangkok, Rio de Janeiro, rồi cả New York nữa. Tôi thậm chí còn được chạy trên sa mạc A-rập nữa. Xét cho cùng thì cũng phải cảm ơn cái nghề này, giờ ở đâu mà người ta chẳng cần dầu mỏ và khí ga cơ chứ!”

Ông Don Peppers thì lại có một chương trình rất bài bản để chống lại cơn jet-lag (tình trạng mệt mỏi sau mỗi chuyến bay).

Nhà lãnh đạo tư tưởng, đồng thời là sáng lập viên của tập đoàn Peppers & Rogers luôn dành ra từ 2-3 ngày chuẩn bị trước mỗi chuyến đi xa. Ông lập thời gian biểu trong công cụ lịch Outlook, kiểm tra và đối chiếu múi giờ của nơi ông sẽ đến công tác với múi giờ ở quê nhà. Một khi đã lên máy bay, ông ngay lập tức cập nhật theo múi giờ quốc tế, đồng nghĩa với việc thời gian ghi chú trong các emails cũng như trên màn hình máy tính cũng sẽ được thay đổi.

Sau đó, ông tiến hành việc thay đổi chiếc đồng hồ sinh học của cơ thể mình. Ông sẽ xếp lịch ăn và ngủ theo đúng tính toán sao cho phù hợp với múi giờ của điểm đến, và công cụ trợ giúp đắc lực chính là 3mg thuốc ngủ melamin. Sau khi hạ cánh, ông tiếp tục “chạy chương trình” bằng việc tập thể dục (nếu đó là buổi sáng) nhằm thiết lập đồng hồ sinh học cho não bộ, đồng thời từ chối thẳng thừng những giấc ngủ ngắn (bởi lo ngại rằng chúng có thể đưa trạng thái cơ thể trở về cơ chế của múi giờ cũ.)

CEO Elliot S. Weissbluth của hãng tư vấn Hightower: sử dụng thời gian trên máy bay để “ngắt kết nối”.

Vị chuyên gia tài chính cho biết ông rất coi trọng thời gian bay, bởi đó là lúc ông có thể gạt ngoài tai mọi bàn luận dính dáng đến công việc và thả cho cái đầu được thảnh thơi. Weissbluth thích nuôi dưỡng óc sáng taọ của mình bằng những cuốn tiểu thuyết hay ho và những cuốn sách dài hơi, không nhuốm màu phiêu lưu giả tưởng. Ngoài ra, âm nhạc cũng được ông chọn để đồng hành trong những chuyến bay (nhất là Led Zeppelin, nhóm nhạc mà ông yêu thích.)

“Nếu bạn muốn nâng cao hiệu suất và độ tập trung, bạn cần để cho bộ não của mình nghỉ ngơi đôi chút. Những phút giây dành cho sách, tạp chí, những câu chuyện thú vị, phim ảnh, âm nhạc và bất cứ điều gì giúp trí tưởng tượng của bạn thăng hóa đều quý giá và chính là bí kíp của một sự nghiệp thành công.”

Nhà thiết kế Rachel Zoe: mọi cuộc họp chỉ nên diễn ra trong vòng 48 tiếng.

Kể từ khi có em bé, Zoe đã đặt ưu tiên gia đình lên trên những chuyến công tác xa. Với gợi ý từ người bạn Stella McCartney, giờ Zoe luôn tuân thủ quy tắc 48 giờ cho những chuyến công vụ, và sắp xếp các lịch họp liên tiếp nhau, từ sáng đến tối.

“Những chuyến đi cấp tốc như thế này không cho phép tôi tham gia bất cứ một hoạt động giao lưu xã hội nào, nhưng đó chỉ là một hi sinh nhỏ nhoi trước hạnh phúc lớn lao khi được nhanh chóng về nhà với các con của mình”, cô nói.

Zoe đôi khi cũng chấp nhận việc kéo dài gấp đôi thời gian công tác so với quy định, trong điều kiện là cô được mang các con theo cùng, hoặc kết hợp chuyến công tác với các kế hoạch thăm họ hàng người thân.

Với Peter Guber, CEO của hãng Mandalay Sports Media và là chủ sở hữu đội bóng chày Los Angeles Dodgers, bí quyết là hãy luôn tìm hiểu về văn hóa vùng/nước sở tại trước khi đặt vé máy bay.

Đó là cũng là bài học xương máu của Guber, rút ra sau một chuyến công tác “thảm họa” tới Nhật Bản. Trong chuyến đi đó, màn diễn thuyết của ông đã không hề được đón nhận, bởi ông nói quá nhanh, chuyện cười ông kể thì chẳng ai hiểu (do không được phiên dịch) và mọi người cảm thấy khó chịu bởi ông cứ cố tìm cách lôi kéo người nghe vào câu chuyện của mình.

“Tôi đã hoàn toàn lạc lõng xét trên phương diện văn hóa, và tôi đã bị xem như kẻ mất trí”, Guber ngán ngẩm nhớ lại.

Kể từ đó, vị CEO luôn dành mối quan tâm đặc biệt đối với văn hóa bản địa cũng như những giao thức xã hội đặc thù của từng vùng miền trước khi ông đặt chân tới đó. Việc điều chỉnh giọng điệu, văn phong khi giao tiếp cho phù hợp với từng đối tượng khán giả giúp ông kết nối với mọi người được dễ dàng hơn mà không làm họ khó chịu hay buồn chán.

Còn Arne Sorenson, CEO của tập đoàn Marriott International thì tin rằng sai lầm lớn nhất khi đi công tác là lúc nào chúng ta cũng né tránh nó.

“Đi công tác và được gặp mặt trực tiếp những cộng sự của mình, trên đất của họ, là cái thú mà ít người biết tận hưởng. Nó không chỉ giúp mở rộng tầm nhìn của một người lãnh đạo, mà còn giúp xây dựng những mối quan hệ nền tảng cho mọi công ty.”

Mặc dù nhiều vị lãnh đạo khác biện minh rằng những chuyến công tác nhiều khi quá tốn kém, Sorenson vẫn nhấn mạnh rằng những lần gặp gỡ trực tiếp luôn củng cố các mối quan hệ theo một cách rất hiệu quả mà những hình thức thư tín điện tử không thể nào thay thế được. Ông cũng rất coi trọng những trải nghiệm và nhận thức mới thu được sau mỗi lần rời văn phòng và hướng đến những miền đất xa xôi.

Nguồn GAFIN, The Guardian/DVO