Khi nhà nhà "công du" và câu chuyện về kiểm soát chi phí

Trong hơn 1 thế kỷ, người ta đã dự đoán rằng công nghệ sẽ khiến cho các chuyến đi công tác trở nên “lỗi thời”. Vào năm 1889, Jules Verne, một nhà văn Pháp nổi tiếng, đã tưởng tượng ra rằng kỹ thuật phonotelephote  - cho phép “chuyển hình ảnh đi bằng các tấm gương vô cùng nhạy được nối với nhau qua dây điện” - sẽ thay thế các cuộc họp mặt ở nước ngoài. Sự tiên đoán của ông đã thành hiện thực: đến thế kỷ XXI, các cuộc giao tiếp giữa hai hoặc nhiều người ở cách xa nhau nửa vòng trái đất đã không còn là chuyện khoa học viễn tưởng.

Thế nhưng, nói như vậy không có nghĩa là các nhà điều hành doanh nghiệp, hoặc các nhân viên trong công ty ít có nhu cầu phải bay đi công tác. Ngược lại, họ ngày càng đi công tác nhiều hơn. Theo một báo cáo do Hiệp hội Doanh nghiệp Lữ hành Toàn cầu (GBTA), các doanh nghiệp trên khắp thế giới sẽ chi ra con số kỷ lục 1.250 tỉ USD trong năm nay vào việc đưa nhân viên đi công tác. Điều này cho thấy niềm tin của doanh nghiệp đối với môi trường kinh doanh đang cải thiện.

Chi tiêu vào các chuyến đi công tác tại một số nước năm 2014

Trong giai đoạn suy thoái kinh tế theo sau cuộc khủng hoảng tài chính toàn cầu, việc hoãn các chuyến đi công tác nước ngoài là một cách nhanh nhất để cắt giảm chi phí. Giờ giới doanh nghiệp đang tìm cách thúc đẩy tăng trưởng bằng cách tăng cường đưa các nhà điều hành, nhân viên ra nước ngoài để tìm kiếm các thương vụ giao dịch.

Một báo cáo gần đây của ngân hàng Mỹ Morgan Stanley cho thấy 63% doanh nghiệp Mỹ đã tăng ngân sách đi công tác cho năm 2015. Một báo cáo tương tự cũng nói rằng họ sẽ tăng chi tiêu trong năm tới. Theo một báo cáo khác của BusinessTravelNews, các chuyên gia tư vấn quản lý và những nhà sản xuất các phần cứng đắt đỏ vẫn là những đối tượng chi tiêu nhiều nhất vào các chuyến đi công tác trong số các doanh nghiệp Mỹ. Giới doanh nghiệp và các tổ chức khác tại Trung Quốc sẽ sớm vượt qua doanh nghiệp Mỹ về số tiền chi tiêu cho các chuyến công tác, theo tính toán của GBTA.

Thực vậy, các doanh nghiệp, tổ chức vẫn coi trọng hình thức gặp mặt trực tiếp. Kathryn Bell, một đối tác tại hãng tư vấn Boston Consulting Group, cho biết mặc dù các khách hàng không phải lúc nào cũng yêu cầu gặp trực tiếp chuyên gia tư vấn của họ, nhưng không gì có thể thay thế cho việc gặp mặt trực tiếp này. Isabella Bajeux - Besnainou, Hiệu trưởng Desautels, một trường quản trị kinh doanh Canada, phần lớn công việc của bà là đi vòng quanh thế giới để tìm kiếm các mạnh thường quân tiềm năng. “Khi bạn hỏi xin tiền ai đó, tốt hơn hết là gặp họ trực tiếp”, bà nói. Ngoài ra, một số công ty cũng sử dụng các chuyến đi ra nước ngoài như một phần thưởng cho những nhân viên làm việc xuất sắc.

Hiện tại, những cuộc họp qua điện thoại có chất lượng chưa cao (như đôi khi tín hiệu không ổn định hoặc nghe không rõ) nên nhiều doanh nghiệp vẫn phải thực hiện các chuyến bay ra nước ngoài đầy tốn kém. Sony là một kẻ dẫn đầu trong công nghệ họp mặt ảo, theo Chris Bowen, từng là nhà điều hành tại Sony (giờ ông đang làm việc cho Carlson Wagonlit, một công ty quản trị về lữ hành), nhưng nếu các khách hàng tiềm năng và các đối thủ của đang họp mặt tại một hội nghị ở phía bên kia thế giới, Công ty sẽ không gửi một hình chụp không gian 3 chiều để tham dự hội nghị.

Một vấn đề đáng chú ý là cho dù doanh nghiệp đang tăng ngân sách cho các chuyến đi công tác thì họ vẫn tiếp tục tìm cách để giảm chi tiêu trên mỗi chuyến đi. Một khảo sát của Hiệp hội Các nhà điều hành công vụ (ACTE) cho thấy hơn 2 năm qua, các doanh nghiệp đang ngày càng trở nên “bủn xỉn” hơn về việc cho nhân viên “nâng cao chất lượng” chuyến bay hoặc phòng khách sạn và nghiêm ngặt hơn trong việc yêu cầu rằng tất cả các chuyến đi phải thông qua hệ thống đăng ký tập trung của họ.

Tuy nhiên, một cách dễ nhất để cắt giảm chi phí lại vẫn chưa được khai phá nhiều, đó là việc tận dụng nền kinh tế chia sẻ. Theo ACTE, hơn phân nửa số doanh nghiệp không sử dụng các nhà cung cấp nơi ăn chốn ở như Airbnb - một trang web kết nối những người có dư phòng ở khắp nơi trên thế giới với khách du lịch có nhu cầu thuê nhà ngắn hạn. Lý do chính mà các doanh nghiệp đưa ra là “vì họ có nghĩa vụ phải chăm sóc cho nhân viên”.

Carol Neil, một nhà quản lý lữ hành tại Nomura, cho biết Nomura kiểm tra chặt chẽ tất cả các nhà cung cấp dịch vụ lữ hành trước khi cho nhân viên sử dụng và cho đến nay đã không sử dụng bất kỳ công ty kinh doanh trong lĩnh vực nền kinh tế chia sẻ nào, do nghi ngờ về mức độ an toàn. Thực vậy, các phòng khách sạn được xây dựng theo một thiết kế chuẩn với mức độ an toàn nhất định, trong khi các chủ cho thuê nhà của Airbnb có thể tiềm ẩn những rủi ro không ngờ.

Vậy các nhân viên, nhà điều hành đi công tác thì sao? Chắc chắn “cuộc sống rong ruổi” trên đường đi công tác đang ngày càng trở nên mệt mỏi hơn. Các thủ tục an ninh sân bay nghiêm ngặt hơn - vốn là nỗi niễm của những người đi công tác - ngốn nhiều thời gian, thử thách tính kiên nhẫn của họ; và khi ngày càng nhiều hãng hàng không có cung cấp dịch vụ Wi-Fi trên máy bay, cơ hội để họ tận hưởng vài tiếng đồng hồ nghỉ ngơi cũng không còn.

Dẫu vậy, nhiều nhà điều hành cho biết họ thích cuộc sống di chuyển trên đường. Theo GBTA, khoảng phân nửa cho biết họ hài lòng với tần suất đi công tác hiện tại, trong khi hơn 1/3 nói rằng họ muốn đi nhiều hơn. Điều này có thể là bởi vì công việc hằng ngày tại nơi làm việc thậm chí còn mệt mỏi hơn thế. Một nhà điều hành tại một công ty cung cấp các dịch vụ chuyên nghiệp lớn, bay khoảng 20 lần trong một năm, cho biết cuộc sống văn phòng hiện đại đang trở nên không còn thú vị nữa. Chẳng hạn như việc “phải điều hành doanh nghiệp trong một không gian mở, những kỳ vọng lớn hơn, rồi phải gây nguồn cảm hứng cho nhân viên để họ trung thành ở lại làm việc”, ông nói. Đó là lý do ông trông đợi các chuyến bay ra nước ngoài chỉ là để được thoát khỏi tất cả những sức ép này.

Khánh Đoan 

Nguồn The Economist