Xây dựng văn hóa công ty để gia tăng hiệu suất làm việc

Peter Drucker đã từng nói: “Culture eats strategy for breakfast” (tạm dịch: Văn hóa luôn đánh bại chiến lược). Các công ty  thường dành rất nhiều thời gian để thảo luận về chiến lược - nhưng thực sự dành  bao nhiêu thời gian để định hình văn hóa?

Bạn có phải là một nhà lãnh đạo của văn hóa hiệu suất? Nhân viên của bạn có năng động không? Tại sao một số nhân viên lại năng động hơn những người khác? Làm thế nào để thúc đẩy động lực làm việc của mọi người? Đây là những câu hỏi cơ bản mà mỗi nhà lãnh đạo cần tự hỏi bản thân mỗi ngày.

Các tác giả của bài viết này đã dành hơn 10 năm giúp các tổ chức ở Việt Nam xây dựng nên  đội ngũ năng động và làm việc có hiệu suất cao. Thách thức ban đầu phải đối mặt là thiếu hiểu biết về các yếu tố tạo nên  động lực và thực tế cho thấy các nhà quản lý lãng quên vai trò của họ trong việc thúc đẩy nhân viên hoặc không biết cách thực hiện điều đó.

Chúng tôi đã tổ chức buổi  hội thảo giúp các nhà lãnh đạo làm rõ những thách thức này, hiểu được vấn đề trọng tâm và đưa ra kế hoạch tăng hiệu suất và động lực làm việc trong tổ chức của mình.

Buổi hội thảo đã thành công ngoài mong đợi, thu hút hơn 60 quản lý cấp cao từ các doanh nghiệp cam kết xây dựng đội ngũ nhân viên năng động và làm việc hiệu suất, có thể kể đến: Biti’s, Aviva, ABA Logistics, CarePlus, Cargill, GUMAC, ELSA, Hong Leong Bank, Lotte, Shopee, Tiki, Saigon Children’s Charity, Leaders Create Leaders, và Tribee.

Bài viết này chia sẻ những đúc kết từ hội thảo: “Tăng hiệu suất và động lực làm việc bằng cách thúc đẩy văn hóa ghi nhận”  do  Warren Eng - Chuyên gia đào tạo lãnh đạo, Nhà sáng lập  & CEO của Leaders Create Leaders, và Paweł Górski - Nhà sáng lập  & CEO của Tribee - Nền tảng thúc đẩy động lực nhân viên.

Ảnh: Tribee.vn.

Vai trò của văn hóa và động lực là gì?

Trái với quan niệm phổ biến, thực ra , văn hóa công ty không được hình thành bởi người lãnh đạo. Văn hóa công ty hình thành khi những nhân viên đầu tiên gia nhập vì văn hóa được tạo ra bởi con người: hành vi, suy nghĩ và thái độ của họ khi làm việc cùng nhau.

Người lãnh đạo có thể lựa chọn để văn hóa tự định hình hoặc chủ động xác định các hành vi và thái độ cần thiết cho sự thành công của công ty. Đó là nỗ lực hàng ngày nhằm truyền đạt, cam kết, thúc đẩy và đúc kết hành vi tạo nên nền văn hóa mong muốn.

Ví dụ, Đội ngũ Tribee đã xác định văn hóa là những kỳ vọng đa phương và tin rằng nó  sẽ giúp họ thành công dù  tư cách cá nhân hay  doanh nghiệp. Ví dụ: một số nhân viên thường xuyên tìm những cuốn sách hoặc bài báo mới giúp họ làm tốt công việc hơn , đặt những câu hỏi kích thích trí tò mò và vượt ngoài phạm vi công việc để tìm hiểu thêm về lĩnh vực khác.

Họ nhận ra rằng đó là một hành vi cần thiết để đảm bảo công ty liên tục phát triển. Đây là lý do “Phát Triển Liên Tục” là một trong những hành vi mà các thành viên Tribee mong đợi ở nhau mỗi ngày. Các kỳ vọng khác bao gồm: quan tâm đến vũ trụ Tribee (thành viên Tribee & con người và tổ chức mà Tribee phục vụ), chủ động làm chủ, tạo ra trải nghiệm tuyệt vời, dám nói ra ý tưởng, quan điểm & thất bại mà không sợ hãi.

Động lực là gì?

Động lực nói theo cách khác là câu trả lời cho câu hỏi TẠI SAO: “Tại sao tôi làm những việc này?”, “Tại sao tôi làm những điều  công ty muốn tôi làm?”. Đó là sức mạnh dẫn đến hành động của chúng ta. Động lực là quá trình khởi xướng, hướng dẫn và duy trì các hành vi nhằm đạt được mục tiêu nhất định. Kết quả mà công ty đạt được phụ thuộc vào hiệu suất làm việc của nhân viên. khi biết được động lực nào khiến nhân viên có trách nhiệm hơn trong công việc, chúng ta mới có thể giúp họ tăng hiệu suất làm việc, đồng thời tăng kết quả kinh doanh.

Có hai loại động lực. Một  đến từ các yếu tố bên ngoài (ngoại động lực), ví dụ: tiền bạc, lợi ích và đặc quyền, địa vị, lời khen ngợi, sự cạnh tranh, nỗi sợ hãi. Hai đến từ các yếu tố bên trong (Nội động lực), ví dụ: sự tự do, các mối quan hệ, cảm giác thuộc về, sự học hỏi, sự tự chủ và mục đích.

Vai trò của nhà lãnh đạo trong việc tạo động lực cho nhân viên?

Rất quan trọng! Các nhà lãnh đạo thành công tin rằng họ đang cống hiến cho nhân viên, chứ không phải nhân viên cống hiến cho họ! Một trong những công việc quan trọng của nhà lãnh đạo là tiếp thêm động lực cho nhân viên  mỗi ngày. Nghĩa là các nhà lãnh đạo phải lựa chọn và giải quyết đúng yếu tố động lực (nội hoặc ngoại) đúng lúc và đúng chỗ.

Mỗi nhân viên là một cá thể độc lập. Họ có tính cách, mục tiêu và nhu cầu khác nhau. Trách nhiệm của người lãnh đạo là hiểu rõ từng thành viên và từng  khác biệt tác động như thế nào đến sự năng động.

Công cụ đắc lực dành cho bạn là hiểu 6 nhu cầu cốt lõi của con người và cách áp dụng chúng để thúc đẩy nhân viên và tăng  hiệu suất làm việc cao.

6 nhu cầu cốt lõi của con người 

Sự chắc chắn.

Thu nhập tôi có thể chắc chắn nhận được là bao nhiêu? Liệu tôi có được trả đúng số tiền và đúng hạn? Những quyền lợi hứa hẹn như nghỉ lễ, bảo hiểm? Các khoản thưởng có minh bạch không? Công việc của tôi có được đánh giá công bằng và tôi có được tôn trọng không? Tôi có cảm thấy an toàn trong công việc, ngay cả khi sai lầm xảy ra cũng không khiến tôi mất việc?

Khi đạt đủ sự “chắc chắn”, nhân viên có xu hướng tìm đến "sự không chắc chắn”.

Sự không chắc chắn/thay đổi

Có sự thay đổi nào khiến công việc của tôi trở nên thú vị hơn không? Những mục tiêu mới? Những thách thức mới? Tôi có cơ hội để làm những điều khác biệt không? Hay làm mọi thứ khác đi? Liệu  có được trải nghiệm mới không?

Tầm  quan trọng

Trong 7 ngày qua, tôi có nhận được sự công nhận hoặc khen ngợi vì đã làm việc tốt không? Mọi người ở nơi làm việc có quan tâm đến tôi không? Mọi người nhìn nhận về tôi hoặc ngược lại tôi nhìn nhận về bản thân như thế nào? Ý kiến ​​của tôi có được lắng nghe không?

Sự gắn kết

Sự gắn kết có khả năng khuếch đại cảm giác tích cực và sự an toàn (sự chắc chắn). Một số câu hỏi chính bao gồm: Tôi có cảm thấy được kết nối với sếp hay đồng nghiệp không?

Tôi có cảm thấy tự hào về công ty và đội ngũ của mình không? Việc hiểu rõ sứ mệnh/tầm nhìn của công ty có khiến tôi cảm thấy kết nối hơn với công ty không? Các mục tiêu trong nhóm có giúp tôi cảm thấy kết nối hơn với nhóm của mình không?

Sự phát triển

Tôi có cơ hội phát triển trong công việc không? Tôi có nhận được phản hồi giúp tôi hoàn thiện bản thân không? Tôi có thấy bất kỳ cơ hội nào trong tương lai ở tổ chức của mình không? Có ai đó tại nơi làm việc quan tâm đến sự tiến bộ và phát triển của tôi trong 6 tháng qua không?

Người lãnh đạo phải đảm bảo rằng mỗi nhân viên hiểu rõ các cơ hội để phát triển trong nhóm: sự nghiệp của họ, cơ hội để phát triển các kỹ năng mới. Chính người lãnh đạo phải để ý và ghi nhận sự tiến bộ của từng nhân viên, nhất là khi chính họ không nhận ra điều đó!

Cũng giống như mọi thứ khác trong tự nhiên - khi ngừng phát triển, chúng ta sẽ chết!

Ảnh: Tribee.vn.

Sự đóng góp

Tôi có biết tại sao công việc của tôi lại quan trọng đối với toàn bộ tổ chức không? Tôi có được quyền đóng góp cho những người khác trong công việc không? Có ai xin ý kiến của tôi không? Tôi có được quyền để đóng góp cho xã hội và môi trường không?

Bằng cách hỏi ý kiến ​​của các thành viên trong nhóm, trao quyền cho họ chia sẻ ý tưởng của mình, người lãnh đạo đã xây dựng một văn hóa phát triển để hỗ trợ hơn nữa cho hiệu suất của công ty.

Điều quan trọng cần nhớ, vai trò của một nhà lãnh đạo, và cũng là của mọi đồng nghiệp là nhìn thấy giá trị của người khác (sự quan trọng) để nâng tầm giá trị cho họ.

Bằng cách chú ý và nhận ra giá trị của mỗi người, chúng ta có thể thúc đẩy để họ phát huy hết tiềm năng của mình - đến nơi họ thực sự có thể đến, không phải nơi họ nghĩ mình có thể đến.

Dù quan trọng nhưng đây lại là một nhu cầu thường bị đánh giá thấp trong văn hóa châu Á. Chúng ta có xu hướng nhầm lẫn giữa sự khiêm tốn với việc đánh giá thấp bản thân. Vì vậy, chúng ta bỏ lỡ cơ hội đóng góp bằng việc ghi  nhận người khác và ghi  nhận đúng cách! Việc đề cao tầm  quan trọng bằng cách ghi  nhận nhân viên có sức mạnh rất lớn vả lại hoàn toàn miễn phí để thực hiện. Chúng ta sẽ giải quyết vấn đề chi tiết hơn ở đây.

Tại sao công nhận nhân viên lại quan trọng?

Paweł, tác giả của bài viết này, trước đây từng làm huấn luyện viên thể thao cho trẻ em chỉ mới 3 tuổi. Sau mỗi lần luyện tập xong, việc đầu tiên bọn trẻ làm là ngẩng cao đầu và hướng về phía cha mẹ. Chúng mong đợi những lời khen ngợi, sự ghi  nhận rằng chúng đã làm tốt. Lời khen và sự cổ vũ của cha mẹ là động lực giúp bọn trẻ tập trung và hoàn thành tốt hơn

Bạn có thể nghĩ rằng mong muốn được khen ngợi chỉ dành cho trẻ em. Một khi trưởng thành, chúng ta trở nên  chuyên nghiệp và không còn mong đợi sư  ghi  nhận  từ ai đó nữa bởi công việc là thứ được trả công, đó là nghề nghiệp của chúng ta! Một người bạn của chúng tôi đang làm quản lý cấp cao trong một công ty đa quốc gia lớn đã từng chia sẻ: “Thỉnh thoảng tôi rất muốn được sếp của mình khen ngợi ​​khi tôi hoàn thành tốt công việc. Tôi biết cô ấy quan tâm đến tôi và đánh giá cao công việc của tôi. Nhưng hiếm khi nghe được một lời khen từ cô ấy...”. Từ khi sinh ra đến lúc trưởng thành, con người luôn mong muốn được công nhận.

Đây cũng là lý do tại sao những người sáng lập Tribee - nền tảng thúc đẩy động lực nhân viên, quyết định đưa sự ghi nhận nhân viên trở thành phần trọng tâm trong thiết kế ứng dụng Tribee. Paweł Górski, founder của Tribee cho biết: “Trong khi các công ty chi số tiền khủng để thúc đẩy nhân viên thông qua chế độ đãi ngộ, tiền thưởng, phúc lợi, du lịch và các sự kiện khác, thì sự ghi  nhận lại miễn phí để thực hiện và khi được thực hiện đúng, đó là một động lực mạnh mẽ!”.

Ảnh: Tribee.vn.

Làm thế nào để ghi  nhận đúng cách?

Để tối đa hóa hiệu quả của sự ghi  nhận , chúng ta phải thực hiện thường xuyên và đều đặn. Ghi nhận có thể đến từ các hình thức khác nhau như: chia sẻ trực tiếp những phản hồi tích cực, ghi nhận tuyên dương tại một sự kiện của công ty, qua tin nhắn, công khai trong một sự kiện hoặc qua các kênh trực tuyến của công ty, dưới dạng bằng chứng nhận và nhiều hình thức khác. ĐIều kiện của một sự công nhận tốt được mô tả bởi quy tắc 3S: cụ thể, chân thành và đúng chỗ (đúng việc, đúng lúc).

Tạo động lực bằng cách giải quyết đúng nhu cầu, đúng lúc và đúng cách.

Mỗi nhân viên có những nhu cầu khác nhau. Bạn nên xác định những tính cách tiêu biểu đại diện cho các phân đoạn của nhân viên đó để hiểu cách họ đặt tầm quan trọng vào 6 nhu cầu khác nhau này. Điều này sẽ giúp bạn dễ dàng hơn khi lựa chọn và áp dụng các phương pháp tiếp cận để thúc đẩy động lực từ khía cạnh của công ty.

Mỗi cá nhân là duy nhất và nhu cầu của họ không ngừng phát triển. Hôm nay bạn có thể là một nhà chuyên môn trẻ và độc thân, chủ yếu được thúc đẩy bởi các cơ hội để phát triển. Nhưng ngày mai bạn có thể trở thành bố/mẹ và bắt đầu ưu tiên cho sự chắc chắn khi bạn quan tâm hơn đến việc chu cấp cho gia đình.

Các nhu cầu phát triển do những thay đổi trong cuộc sống cá nhân, xu hướng xã hội và nhiều yếu tố khác. Vai trò của nhà lãnh đạo là hiểu từng thành viên và giúp họ giải quyết các nhu cầu quan trọng với họ tại một thời điểm nhất định. Nghĩa là nhà lãnh đạo cần thỏa mãn nhân viên tại nơi họ đến (nhu cầu về sự chắc chắn, sự quan trọng và sự kết nối) và thách thức nơi họ có thể đi (nhu cầu về sự không chắc chắn/thay đổi, sự đóng góp, sự phát triển).

Một thế hệ lao động mới đang gia nhập vào môi trường làm việc với những nhu cầu và kỳ vọng riêng. Ước tính đến năm 2025, Gen Z (những người sinh sau năm 1996) sẽ chiếm tới 25% lao động tại Việt Nam. Chúng tôi đã tìm được rất nhiều thông tin chi tiết nghiên cứu về Gen Z ở Việt Nam bởi Decision Lab, một agency nghiên cứu thị trường và Dreamplex, nơi thiết kế và cung cấp trải nghiệm làm việc lấy nhân viên làm trung tâm.

Ví dụ, dữ liệu của họ cho thấy chỉ 8% nhân viên thuộc Gen Z thích giao tiếp trực tiếp. Hơn 90% nhân viên Gen Z mong đợi nhận được phản hồi cho công việc của họ hàng tuần! Các nhà lãnh đạo có trách nhiệm hiểu và giải quyết những đặc điểm độc đáo này để thúc đẩy hiệu suất làm việc cao trong đội ngũ của mình.

Đôi nét về tác giả:

Paweł Górski - Co-founder & CEO của Tribee.vn -  dụng thúc đẩy động lực nhân viên với sứ mệnh tạo động lực cho nhân viên vì hạnh phúc bền vững. Tribee giúp khách hàng cải thiện các chỉ số kinh doanh chính như doanh thu, chi phí, mức độ hài lòng của khách hàng. Nền tảng này cho phép các công ty kết nối trực tiếp với nhân viên của họ, hiểu và giải quyết nhu cầu của họ để thúc đẩy họ và đạt được hiệu suất cao. Đặc biệt là các công ty có lực lượng lao động tương tác với khách hàng trải dài khắp Việt Nam.

Warren Eng - Founder & CEO of Leaders Create Leaders  - một cộng đồng những nhà lãnh đạo quyền lực. LCL cung cấp một Hành Trình Phát Triển để hỗ trợ các nhà lãnh đạo thay đổi bản thân và những người khác, phát huy tiềm năng của họ, tối đa hóa hiệu suất và tạo ra một văn hóa làm việc trao quyền giữa các tổ chức. Warren đã sống ở Việt Nam hơn 15 năm. Ông đã đào tạo và huấn luyện nhân viên từ các công ty hàng đầu tại Việt Nam như FWD, Samsung, Pfizer, Abbott, Nestle và nhiều công ty khác.