Văn phòng không gian mở: Lợi bất cập hại?

Văn phòng cô đơn

Trong một căn phòng đông đúc mà sao ta vẫn cảm thấy cô đơn... Mọi người quây quần bên nhau mà sao ta sao vẫn thấy cô độc”, câu hát của Bryan Ferry, ban nhạc Roxy Music vẫn cứ rỉ rả bên tai như thế. Văn phòng theo không gian mở có lẽ là một minh họa rõ ràng cho ý trong lời bài hát của Ferry.

Dĩ nhiên, vấn đề không phải nằm ở thiết kế của văn phòng không gian mở. Mục đích của các văn phòng không gian mở là nhằm đảm bảo các nhân viên sẽ có sự tương tác, kết nối tốt hơn với các đồng nghiệp và việc tương tác tốt hơn này sẽ giúp tạo ra năng suất lao động cao hơn.

Ethan Bernstein và Stephen Turban, 2 học giả của Trường Kinh doanh Harvard, đã bỏ công nghiệm chứng quan điểm này. Họ đã khảo sát sự tương tác giữa các nhân viên trong 2 tập đoàn đa quốc gia (không muốn nêu tên) mà đã đổi sang mô hình văn phòng không gian mở.

Họ đã khảo sát bằng cách cho các nhân viên trong 2 tập đoàn đa quốc gia này đeo các huy hiệu kiểm tra mức độ “tương tác xã hội”. Những huy hiệu này sử dụng cảm biến giúp họ biết được khi nào người đeo đang tương tác với người khác, các microphone cho họ biết được khi nào người đeo đang nói chuyện hoặc đang lắng nghe người khác nói. Còn có một thiết bị khác để theo dõi cử động thân thể và tư thế cùng một cảm biến Bluetooth để biết chính xác vị trí của họ đang ở đâu.

Tại công ty đa quốc gia thứ nhất, các nhà nghiên cứu nhận thấy các tương tác trực tiếp ở văn phòng kiểu cũ (tức mỗi người có một ô riêng, cách ngăn với nhân viên ở xung quanh) cao hơn 3 lần so với văn phòng không gian mở, nơi các nhân viên không bị ngăn cách bởi vách ngăn và có thể nhìn thấy nhau trực tiếp.

Ngược lại, số email các nhân viên gửi qua lại tăng tới 56% khi chuyển sang văn phòng không gian mở. Ở công ty đa quốc gia thứ hai được khảo sát, các tương tác trực tiếp lại giảm 2/3 sau khi chuyển sang văn phòng không gian mở, trong khi giao tiếp qua email lại tăng từ 22-50%.

Tại sao lại như vậy? Các nhà nghiên cứu cho rằng các nhân viên rất coi trọng tính riêng tư và tìm những phương thức mới để giữ gìn tính riêng tư đó trong một văn phòng không gian mở.

Không có vách ngăn thì họ tự ngăn cách mình với thế giới bên ngoài bằng cách đeo tai nghe rất to để tránh không bị sao nhãng bởi những đồng nghiệp gần đó. Hơn nữa, họ cũng muốn tập trung vào công việc mình đang làm, điều khó có được trong một văn phòng mở.

Các nhân viên cũng tìm những phương thức khác để giao tiếp với đồng nghiệp. Thay vì trao đổi công việc trước vô số ánh mắt, các nhân viên chỉ đơn giản là gửi email. Kết quả là lượng email qua lại giữa nhân viên tăng mạnh như kết quả khảo sát tại 2 công ty nói trên, dẫn đến năng suất giảm xuống. 

Thế nhưng, các ô vách ngăn cũng không mang đến một môi trường làm việc tuyệt vời. Bởi môi trường làm việc xung quanh vẫn rất ồn ào và ánh sáng tự nhiên không tới được nơi bàn làm việc của nhân viên. Nhưng ít nhất các nhân viên cũng có cơ hội tốt hơn để tạo cảm giác riêng tư cho khu vực làm việc của họ. Nhờ có nhiều khoảng không hơn nên họ có thể để hình ảnh con cái trên bàn làm việc, để một vài cây trồng hay để ly cà phê. Đây là những cách khiến nhân viên cảm thấy thư giãn hơn và hạnh phúc hơn trong công việc. 

Chỗ ngồi tự do

Nhưng niềm an ủi như vậy hoàn toàn không có khi các doanh nghiệp chuyển sang “hot-desking” (chỗ ngồi tự do, một thuật ngữ chỉ các nhân viên không có bàn làm việc; họ có thể ngồi ở nhà hoặc ở đâu đó làm việc, chỉ cần kết nối vào mạng của công ty). Theo hãng tư vấn bất động sản CBRE, có tới 45% tập đoàn đa quốc gia dự định chuyển sang mô hình làm việc hot-desking, tăng từ 30% mức hiện tại.

Các nhân viên rảo khắp tòa nhà hòng tìm được một cái bàn trống, giống như những người đi trên tàu điện tìm đỏ con mắt cũng chưa chắc kiếm được một chỗ ngồi còn trống trong giờ cao điểm. Nếu một nhân viên tính bỏ ra nguyên cả một buổi sáng muốn yên ổn đọc một bài báo nghiên cứu hoặc một bộ sách về quản trị, thì sẽ rất khó thực hiện được, bởi không dễ tìm được bàn nào trống trong văn phòng khi chiếc bàn cuối cùng đã bị người có chức vị cao hơn trong công ty chiếm giữ. 

Đối với các nhân viên cấp thấp, hot-desking là một thông điệp rất rõ ràng cho thấy “thân phận” của họ trong công ty là cực kỳ thấp kém. Điều này kết hợp với việc thiếu tính riêng tư trong không gian văn phòng mở đã khiến cho môi trường làm việc trở thành một nơi ngột ngạt, dễ gây chán nản. Nhân viên cũng có thể làm việc ở nhà nhưng nếu như vậy thì việc làm văn phòng không gian mở đã không có ý nghĩa gì nữa. 

Động cơ để các doanh nghiệp chuyển sang văn phòng mở khiến nhiều người nhớ lại sự hào hứng của người Anh đối với các dãy tháp căn hộ sau Thế chiến thứ hai. Một cuộc khảo sát vào thời chiến ở Anh cho thấy 49% người muốn sống trong một căn nhà nhỏ có vườn; chỉ 5% muốn sống trong căn hộ.

Nhưng sau đó căn hộ mọc lên khắp nơi khi các kiến trúc sư, với niềm tự hào về tầm nhìn của mình, đã thi nhau kiến tạo các tòa nhà cao ốc để đại đa số cư dân có thể sống trong đó. Nhưng kết quả, như David Kynaston, trong cuốn sách Austerity Britain ghi lại, sự thích thú của những cư dân sống ở căn hộ đã vơi đi rất nhiều.  

→Nghĩ lại về văn phòng mở

→Sóng ngầm Coworking space

Lý do thực sự khiến các kiến trúc sư thời hậu chiến xây dựng căn hộ thay vì nhà phố là vì căn hộ rẻ hơn nhiều. Và cũng cùng lý do đó (chứ không phải vì những lợi ích từ việc gia tăng tương tác giữa nhân viên trong văn phòng không gian mở), các văn phòng không gian mở trở thành cơn sốt. Bởi với không gian mở, các doanh nghiệp có thể “nhét” bao nhiêu nhân viên đều được.  

Dĩ nhiên, vẫn có một số người thích văn phòng không gian mở, cũng như vẫn có một số người thích sống trong căn hộ. Vậy lựa chọn duy nhất của những người còn lại, tức những người không thích văn phòng mở là nháo lên cho đến khi ban giám đốc thay đổi cách nghĩ, cho họ một khoảng không gian riêng tư nào đó.