Hợp nhất mô hình Làm việc tại nhà với Kế hoạch liên tục kinh doanh

Mô hình Làm việc tại nhà (Work from Home, teleworking, remote work) hay Kế hoạch liên tục kinh doanh (BCP, Business Continuity Planning) không phải là điều gì xa lạ với hầu hết chủ doanh nghiệp. Trong bối cảnh khủng hoảng toàn cầu vì đại dịch, các doanh nghiệp phải chạy nước rút để lên kế hoạch và quy định chính sách cho phép nhân viên làm việc tại nhà để có thể hoạt động với số lượng nhân sự tối thiểu ở văn phòng. Ngoài ra, chúng ta còn phải đối mặt với nguy cơ ngày càng lớn sắp tới khi có thể không còn nhân viên nào được đến văn phòng, hay thậm chí không còn văn phòng làm việc.

Câu hỏi đặt ra là: “Vì sao phải có 2 kế hoạch tách biệt nhau?”

Bài viết này sẽ nhắc lại những yếu tố quan trọng trong 2 loại kế hoạch trên mà mỗi doanh nghiệp đều cần có, để làm rõ vì sao chúng ta nên kết hợp chúng lại làm một.

Làm việc tại nhà không chỉ là một mô hình, mà còn là tương lai của công việc văn phòng. Tuy nhiên mô hình này chắc chắn chưa hoàn hảo, nhất là ở hiện tại.

Các doanh nghiệp năng động đang đưa ngày càng nhiều yếu tố linh hoạt vào môi trường làm việc, ở các mức độ khác nhau. Xu hướng này đương nhiên được đẩy mạnh nhờ việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công việc, mang lại rất nhiều lợi ích cho nhân viên: tiết kiệm thời gian chi phí đi lại, lịch làm việc linh động, ít bị phân tâm bởi môi trường văn phòng và cảm giác cân bằng cuộc sống tốt hơn,... nhờ đó, năng suất làm việc theo lý thuyết sẽ chuyển biến tốt.

Tuy nhiên, chưa cần nhắc đến mức độ nghiêm túc khi làm việc tại nhà, mô hình này không phải là không có nhược điểm, chẳng hạn như: khó khăn trong giao tiếp và làm việc nhóm, khó áp dụng cho các mô hình kinh doanh truyền thống và tất nhiên, nhiều rủi ro về bảo mật. Thời gian gần đây, đại dịch COVID-19 đòi hỏi các doanh nghiệp phải nhanh chóng lên kế hoạch hỗ trợ nhân viên làm việc tại nhà (WFH plan). Sự gấp rút này đương nhiên sẽ dẫn đến các rủi ro về bảo mật và an ninh mạng nghiêm trọng.

Trong một khảo sát của Microsoft cho các nhân viên làm việc tại nhà ở nhiều lĩnh vực, phân nửa trong số này xác nhận họ có thể truy cập các tài liệu liên quan đến công việc tại nhà mà không gặp bất kỳ trở ngại nào. Ở văn phòng, tường lửa và hệ thống phần cứng bảo mật bảo vệ chúng ta khỏi các nguy cơ như: các trang web nguy hiểm, các thủ thuật lừa đảo, virus máy tính và phần mềm độc hại; tuy nhiên ở nhà chúng ta hầu như hoàn toàn không được bảo vệ. Câu chuyện này có thể kết thúc trong bi kịch và mang đến tổn thất cực lớn cho các doanh nghiệp không dự phòng tốt cho vấn đề này. Bốn nguyên tác đơn giản dưới đây sẽ giúp bạn luôn tỉnh táo, củng cố chính sách làm việc tại nhà của doanh nghiệp:

1. Các thiết bị của công ty phải được cài đặt phần mềm quản lý thiết bị và bảo mật, có thể nhắc đến bao gồm: VPN, tường lửa cá nhân, phần mềm chống virus, bảo vệ email cũng như chống URL độc hại. 

2. Toàn bộ nhân viên phải được đào tạo đẩy đủ kỹ năng và hỗ trợ tốt khi làm việc tại nhà.

3. Bộ phận IT cần giám sát từ xa liên tục phòng tránh các rủi ro và mối đe dọa trên mạng.

4. Công ty cần có chính sách làm việc tại nhà hoàn chỉnh.

Các doanh nghiệp cần thiết lập và liên tục cải thiện chính sách làm việc tại nhà để quản lý ai cần làm việc tại nhà khi nào trong những tình huống bình thường, và trong những tình huống đặc biệt, điều này dẫn chúng ta đến với chủ đề tiếp theo.

BPC hay kế hoạch liên tục kinh doanh là nhất thiết phải có cho mọi doanh nghiệp, nhưng bạn đã tự tin với kế hoạch hiện tại của mình chưa?

Hãy cùng nhắc lại định nghĩa kế hoạch liên tục kinh doanh một chút. BCP là quy trình tạo ra các hệ thống phòng vệ và phục hồi để sẵn sàng đối mặt với các mối đe dọa của một công ty. Bên cạnh việc phòng tránh, mục tiêu của kế hoạch này là phải đảm bảo hoạt động doanh nghiệp trước, trong và sau khi xảy ra thảm họa. Thảm họa có thể là việc mất điện toàn bộ và lâu dài, khủng bố, động đất, dịch bệnh hoặc các vị trí chủ chốt của công ty không thể làm việc.

Kế hoạch này nên được cập nhật và diễn tập ít nhất là hằng năm, tùy theo đặc trưng kinh doanh và độ lớn của từng doanh nghiệp. Một vài giải pháp sáng tạo trong mảng này có thể kể đến là ứng dụng điện thoại hỗ trợ khủng hoảng. Ứng dụng này hoạt động như một cuốn sổ tay hướng dẫn quy trình các bước cần thực hiện cho từng vai trò, vị trí khác nhau trong doanh nghiệp khi khủng hoảng xảy ra.

Việc thiết kế thành một ứng dụng điện thoại dễ dùng giúp doanh nghiệp tự động hóa một số quy trình quan trọng trong kế hoạch và đảm bảo BCP luôn được cập nhật tốt theo thời gian. Một kế hoạch kinh doanh liên tục thông thường có 4 phần dưới đây:

1. Phòng ngừa: các việc cần làm, các chính sách cần thiết lập, các bước cần thực hiện để chuẩn bị và phòng tránh một thảm họa có thể thấy trước được.

2. Phản ứng: khi thảm họa thật sự xảy ra, quy trình và việc gì cần làm ngay để bắt kịp tình hình và cố gắng giới hạn hậu quả.

3. Khôi phục: các nhân lực tối thiếu, quy trình và phương thức nhanh nhất để khôi phục hoạt động kinh doanh.

4. Phục hồi: các quy trình đưa hoạt động doanh nghiệp trở lại bình thường như trước khủng hoảng.

Một kế hoạch kinh doanh liên tục thông thường sẽ chuẩn bị một cơ sở dự phòng với kết nối internet và hạ tầng công nghệ cơ bản. Đây có thể là một chi nhánh hay một văn phòng thuê với chi phí không nhỏ. COVID-19 đã giúp chúng ta nhận ra rằng việc này không hữu ích như kỳ vọng, khi dịch bệnh bắt buộc toàn bộ nhân viên không được làm việc tại văn phòng. Đó là lý do chúng tôi tin rằng nên kết hợp mô hình làm việc tại nhà với kế hoạch kinh doanh liên tục.

Vậy làm thế nào để tích hợp hoàn toàn WFH vào BCP, tạo nên một giải pháp thống nhất sẵn sàng trước mọi khủng hoảng?

Một ngày nào đó, những điều không mong muốn chắc chắn sẽ đến, chỉ là chúng ta không biết đó là gì, nên rất ít việc chúng ta có thể làm để tránh được chúng. Nhưng chúng ta luôn có thể chuẩn bị tốt để sẵn sàng. Trong trường hợp các công ty sử dụng mô hình làm việc từ xa hoàn toàn như Zapier hay Buffer, đại dịch không tác động lớn đến hoạt động của họ.

Đơn giản vì tất cả nhân viên của họ làm việc từ xa ở nhiều nơi trên thế giới.  Những công ty này được so sánh với những người đã sống cả đời trong môi trường hoang dã với đầy đủ những thứ họ cần trong căn hầm sinh tồn được họ chuẩn bị từ lâu. Chìa khóa của vấn đề là mô hình làm việc tại nhà, nhưng không nhiều công ty có thể làm theo họ được vì mô hình kinh doanh của mỗi doanh nghiệp là rất khác nhau. Điều chúng ta có thể làm là khuyến khích chế độ làm việc tại nhà và tích hợp vào kế hoạch kinh doanh liên tục bằng cách làm theo 3 bước sau:

1. Hãy dùng nhà của nhân viên thay vì cơ sở dự phòng.

2. Hãy đầu tư nghiêm túc cho chính sách và hệ thống hỗ trợ làm việc tại nhà cũng như kinh doanh liên tục.

3. Hãy chuyển đổi số toàn diện cho doanh nghiệp của bạn.

Chỉ khi chuyển đổi số hoàn toàn, từ bỏ mọi loại giấy tờ truyền thống, mang toàn bộ quy trình lên hệ thống quản lý công nghệ thông tin, doanh nghiệp mới có thể giảm thiểu sự phụ thuộc vào một văn phòng vật lý. 

(*) Tư vấn Cao cấp Công nghệ số Công ty Grant Thonrton