Làm việc từ xa: Tương lai ngay lúc này

Báo cáo của Tập đoàn Dữ liệu Quốc tế IDC năm 2015 dự đoán rằng 72% người lao động Mỹ sẽ làm việc từ xa vào năm nay 2020. Còn khảo sát năm 2016 của McKinsey cho biết 45% người được phỏng vấn nhận thấy các công nghệ tương tác xã hội được tích hợp rất hoặc cực kỳ sâu vào công việc hàng ngày tại doanh nghiệp của họ.

Sự bùng phát của đại dịch COVID-19 năm nay có thể sẽ khiến những con số trên tăng lên nhiều hơn nữa, khi các doanh nghiệp trên toàn thế giới đang chuyển từ mô hình làm việc chung trong văn phòng sang làm việc tại nhà, hay còn gọi là làm việc từ xa.

Ở Việt Nam, nhiều doanh nghiệp đang ứng phó với COVID-19 bằng cách chuyển dịch vụ của mình lên các nền tảng trực tuyến và xây dựng những chính sách làm việc ở nhà cho nhân viên.

Chúng ta chứng kiến việc ‘ông lớn’ thương mại điện tử Tiki đã áp dụng chính sách làm việc từ xa cho hàng ngàn nhân viên của mình từ ngày 15/3/2020. Chỉ một ngày sau đó, doanh nghiệp gọi xe trực tuyến BE GROUP cũng đưa ra các biện pháp tương tự. Tại Úc, người dân đột ngột đổ xô đi mua bàn ghế và thiết bị vi tính văn phòng để chuẩn bị làm việc tại nhà, khiến nhiều cửa hàng cung cấp các sản phẩm này bị cháy hàng. Mô hình làm việc từ xa không hề mới, nhưng chưa bao giờ nhu cầu này lại lớn như vậy”.

Mô hình làm việc tại nhà đem đến nhiều lợi ích cho các tổ chức, không chỉ trên phương diện tăng năng suất, giảm chi phí hoạt động và giảm thiểu gián đoạn hoạt động, mà còn tác động tích cực đến môi trường, sự bình an của toàn thể xã hội và của mỗi người lao động. Công việc và cuộc sống cân bằng hơn, tai nạn giao thông sẽ giảm đi. Mô hình này cũng giúp giao thông bớt tắc nghẽn và lượng khí thải do xăng dầu cũng giảm do người dân bớt di chuyển đến nơi làm việc, và áp lực lên hệ thống giao thông công cộng cũng được giải tỏa phần nào.

Mặc dù làm việc tại nhà đem lại nhiều lợi ích to lớn, đa số doanh nghiệp chỉ xem đây là giải pháp tình thế trước ngoại cảnh không thể tránh khỏi, chứ không phải lựa chọn khả thi lâu dài. Theo Tiến sĩ Hiệp, điều này có thể do một số quan ngại về tính hiệu quả chưa được kiểm chứng của mô hình làm việc tại nhà, về việc thiếu giám sát nhân viên, thiếu tính cộng đồng thực hành, ít tương tác trực tiếp với đồng nghiệp và khách hàng, về năng suất và độ tin cậy thấp, cũng như việc trao đổi kém do bị phân tâm hay phải đón nhận quá nhiều luồng thông tin.

Mặc dù làm việc từ xa vẫn đang đặt ra nhiều thách thức cho cách vận hành doanh nghiệp theo lối truyền thống, lãnh đạo doanh nghiệp vẫn nên xem xét ý nghĩa chiến lược của hình thức này và coi đây là một phần của mô hình kinh doanh chiến lược trong dài hạn.

Các bước chuẩn bị sau đây để giúp làm việc tại nhà trở thành mô hình làm việc tích hợp thành công hơn.

-Thay đổi tư duy lãnh đạo: Thay vì dựa vào sự hiện diện của nhân viên tại nơi làm việc để đo lường hiệu suất, cấp quản lý cần chuyển trọng tâm sang cho phép nhân viên làm việc từ bất cứ đâu, miễn đảm bảo đạt được các mục tiêu đã đề ra. Cách quản lý vi mô có thể phản tác dụng và kìm hãm khả năng đổi mới sáng tạo của nhân viên.

-Giao tiếp hiệu quả nhưng không bị gián đoạn: Giao tiếp trong nhóm, giao tiếp giữa nhân viên và cấp quản lý, không nên bị lạm dụng vì nó có thể dẫn đến quá tải thông tin và thường xuyên gián đoạn.

-Cung cấp các công nghệ đáng tin cậy để làm việc nhóm và cộng tác từ xa: Với những phần mềm cộng tác hết sức phong phú trên thị trường, cần xem xét nhiều yếu tố để đảm bảo rằng phần mềm mới tích hợp tốt với các nền tảng hiện có và hoạt động tốt, đặc biệt cho mục đích họp trực tuyến và làm việc theo nhóm ở quy mô lớn.

-Tạo dựng niềm tin và huấn luyện nhân viên: Áp dụng hình thức làm việc tại nhà trên quy mô lớn đồng nghĩa với việc cấp quản lý cần dựa vào tính kỷ luật và tự giác của nhân viên. Nhưng thực tế không phải ai cũng thích làm việc tại nhà vì cách làm này đòi hỏi cao về tính kỷ luật và khả năng tự tổ chức, điều có thể khiến quá trình chuyển đổi trở nên khó khăn. Những nhân viên như vậy có thể cần thêm hướng dẫn và hỗ trợ từ phía tổ chức để họ trở nên tự giác và làm việc hiệu quả.

-Đẩy mạnh trang bị khả năng kỹ thuật số cho nhân viên: Hình thức làm việc tại nhà yêu cầu nhân viên phải có kỹ năng vi tính cơ bản và có thể sử dụng các công nghệ viễn thông đa dạng. Một số nhân viên có thể bị choáng ngợp bởi các yêu cầu công việc liên tục ập tới, cũng như các phần mềm làm việc nhóm và các công nghệ phức tạp cần phải làm quen. Tổ chức có thể hỗ trợ nhân viên bằng cách cung cấp đào tạo về kỹ năng kỹ thuật số và hỗ trợ công nghệ thông tin (CNTT) kịp thời.

-Quản lý chi phí: Làm việc tại nhà đòi hỏi cả nhân viên và doanh nghiệp phải đầu tư vào CNTT nhiều hơn. Nhân viên cần được trang bị tối thiểu một máy tính, phần mềm cần thiết, camera và đường truyền internet nhanh. Các tổ chức có thể phải trả thêm phí sử dụng các phần mềm cộng tác ảo và các biện pháp bảo mật bổ sung để đảm bảo nhân viên có thể truy cập an toàn những tài nguyên trực tuyến, đồng thời ngăn ngừa rủi ro từ việc lạm dụng tài nguyên của tổ chức một cách vô tình hay cố ý.

Bài học thành công từ RMIT

Đứng trước bối cảnh COVID-19 và các yêu cầu của Chính phủ, chỉ trong thời gian ngắn, Đại học RMIT Việt Nam đã thiết lập kế hoạch làm việc từ xa trên quy mô toàn trường và bước đầu triển khai rất thành công. Việc thực hiện kế hoạch này dựa trên một số yếu tố chính.

Điều kiện tiên quyết đầu tiên là định hướng của cấp lãnh đạo. Ban lãnh đạo RMIT áp dụng mô hình làm việc từ xa cho tất cả nhân viên. Để hiện thực hóa điều này, trường đã cung cấp máy tính xách tay hoặc cho phép nhân viên mang máy tính bàn về nhà làm để đảm bảo ít bị gián đoạn công việc nhất có thể.

Trường còn đầu tư mạnh mẽ vào công nghệ đám mây và thiết kế nhóm ảo từ nhiều năm nay, nên trải nghiệm học tập trực tuyến của sinh viên không khác gì với các lớp học trực tiếp. Trường có cơ sở hạ tầng CNTT hoàn chỉnh dựa trên nền tảng đám mây, các ứng dụng Office 365 được tích hợp trên toàn trường để hỗ trợ làm việc nhóm và phần mềm chuyên dụng Canvas để quản lý học tập trực tuyến.

Cuối cùng, RMIT đã thiết lập được cộng đồng văn phòng và hiện diện ảo. Tất cả cán bộ giảng viên được phân công vào các nhóm theo cấu trúc bộ phận hay phòng ban của họ. Quản lý mỗi bộ phận hay phòng ban sẽ thăm hỏi tình hình nhân viên và chủ trì họp nhóm hàng tuần nhằm đảm bảo mọi người đều cảm thấy kết nối, bất kể họ đang ở đâu. Cấp quản lý sẽ liên hệ với nhân viên suốt tuần để đảm bảo nhân viên có mục tiêu làm việc rõ ràng và hoàn thành trong khung thời gian hợp lý.

(*): Giảng viên cấp cao Khoa Kinh doanh và Quản trị, Đại học RMIT