Góc tối văn phòng hiện đại

Khi Christopher Walsh, nhà nghiên cứu cấp cao tại startup tài chính cá nhân New Zealand MoneyHub, thuê một chỗ ngồi linh hoạt (hot-desk) trong một văn phòng của WeWork ở London vào mùa hè vừa qua, anh rất ngạc nhiên với những phát hiện của mình. “Có quá nhiều thứ qua lại trước mắt khiến bạn sao nhãng. Nhân viên pha chế cà phê ở ngay giữa các bàn làm việc và điện thoại thì reo liên tục. Vào những ngày thứ 6, mọi người còn mang cả con cái vào, vì thế bạn sẽ phải ngồi cạnh một đứa bé đang chơi video game”, anh nói. Các vòi rượu, bia sẽ được mở vào lúc 3 giờ chiều và thế là toàn bộ tầng làm việc bỗng chốc trở thành quán rượu.

“Đáng lẽ đó phải là tương lai của công sở nhưng đối với tôi, nơi đó lại phản công việc. Tôi phải tự giam mình trong một buồng điện thoại mới có thể làm xong việc”, Walsh nhận xét.

Sự trỗi dậy của WeWork và các mô hình không gian làm việc chung đã thúc đẩy xu hướng rộng rãi hơn trong thiết kế văn phòng hiện đại: chia sẻ bàn làm việc, không gian văn phòng mở, mật độ lao động cao hơn và sự pha trộn giữa làm việc với thư giãn. Nhưng như Walsh tự thể nghiệm ở văn phòng WeWork tại London, có một ranh giới vô cùng mỏng manh giữa nơi làm việc năng động với nơi làm việc huyên náo.

Những trải nghiệm của Walsh lại được củng cố bởi các nghiên cứu về văn phòng hiện đại ở nhiều nơi. Trên khắp thế giới, diện tích văn phòng trên mỗi người đang giảm mạnh, vách ngăn cũng bị dẹp bỏ và các bàn làm việc được chia sẻ khi các tổ chức, doanh nghiệp tìm cách kết hợp giữa tính hiệu quả chi phí với năng lượng sáng tạo.

Nhưng những xu hướng này trong một số trường hợp có thể tạo ra kết quả trái ngược. Một nghiên cứu của Trường Kinh doanh Harvard vào năm 2018 theo dõi nhân viên trong 2 công ty trước và sau khi văn phòng của họ được tái thiết kế để dẹp bỏ các bức tường, cánh cửa và vách ngăn. Nghiên cứu cho thấy các nhân viên phản ứng bằng cách phớt lờ nhau. Giao tiếp tương tác trực diện giảm 70% thay vào đó là giao tiếp qua công nghệ số.

“Thay vì thúc đẩy sự tương tác trực tiếp, kiến trúc văn phòng mở dường như lại kích hoạt một phản ứng tự nhiên, đó là thu mình khỏi các nhân viên cùng phòng và tương tác qua email và tin nhắn”, nghiên cứu trên kết luận. 

Một nghiên cứu độc lập vào năm ngoái cũng cho thấy văn phòng không gian mở với các bàn làm việc chia sẻ có xu hướng làm giảm “tính người” hơn là thiết kế văn phòng có vách ngăn truyền thống. Các nhà nghiên cứu tại Đại học Université Catholique de Louvain ở Bỉ đã khảo sát hơn 500 nhân viên văn phòng trong ngành bảo hiểm, vật liệu xây dựng và khai thác mỏ cũng cho kết quả tương tự.

Các nhà phát triển bất động sản và kiến trúc sư cho rằng nguyên nhân nằm ở thiết kế tồi. Ngài Stuart Lipton, nhà phát triển bất động sản ở Anh, ví von các văn phòng bị chen chúc bởi những bàn làm việc, hoặc các văn phòng nhỏ có vách ngăn như những khu chăn nuôi theo kiểu chuồng trại. “Chen chúc nhiều nhân viên trên một diện ích nhỏ là vì doanh nghiệp muốn tiết giảm chi phí và họ không nghĩ nhiều về việc sẽ ảnh hưởng đến tương tác như thế nào”, ông nói. Khi các bàn làm việc được để san sát nhau, nhân viên cần thêm không gian để bù đắp cho sự chật chội này. “Mọi người đều cần có khoảng thở”, ông nhấn mạnh.

Tim Oldman, CEO Leesman, một công ty nghiên cứu văn phòng làm việc, cho biết: “Điều đáng lo là ngày càng nhiều tổ chức nghĩ đến việc gia tăng năng suất lao động theo hướng nhét nhiều người vào một văn phòng nhỏ hẹp”. Có thể thấy mật độ tại các văn phòng đã tăng cao. Tại Mỹ, chẳng hạn, diện tích trung bình mỗi nhân viên đã giảm 8,3% còn khoảng 18m2 giai đoạn 2009-2018, theo Cushman & Wakefield. Nhiều nơi còn chen chúc hơn thế. Tại các văn phòng WeWork trên toàn cầu, con số này là hơn 5 m2/người.

Mật độ không phải là vấn đề duy nhất tác động đến sức khỏe tinh thần của nhân viên. Hiện nhiều công ty yêu cầu nhân viên chia sẻ bàn làm việc và đây là nguyên nhân triệt tiêu cảm giác “nơi làm việc như ở nhà”, khiến họ cảm thấy ngột ngạt. Việc doanh nghiệp cổ xúy chia sẻ bàn làm việc cũng là dễ hiểu khi theo nghiên cứu bởi Advanced Workplace Associates, các bàn chỉ được sử dụng 48% mỗi ngày làm việc. Nhưng ai cũng cần không gian riêng, vì thế “nếu bạn lấy đi không gian riêng ở bàn làm việc, bạn phải đền bù bằng không gian khác và cần có chiến lược để các nhóm làm việc khác nhau có không gian riêng của họ”, Amelia Saberwal, chuyên viên tư vấn về nơi làm việc, nhận định.

Oldman cũng cho biết thiết kế văn phòng hiện đại có thể khiến văn phòng bị dội âm. “Các nhà thiết kế và kiến trúc sư thường không làm trần để tạo sự thoáng đãng cho văn phòng nhưng điều đó lại làm dội âm. Họ cũng thích sàn cứng”, ông nói. Chỗ ngồi linh hoạt hoặc cách sắp xếp chỗ làm việc không hợp lý lại khiến cho tiếng ồn trở nên khó chịu hơn.

Theo Rosie Haslem, Giám đốc công ty kiến trúc và thiết kế Spacelab, doanh nghiệp cần tham khảo ý kiến nhân viên và nghĩ về việc cải tiến không gian làm việc một cách toàn diện. Những sai lầm thường thấy là khu vực làm việc cho những ai dùng laptop lại không đủ ổ cắm điện, hoặc chỗ làm việc có quá nhiều người qua lại, Haslem cho biết. Các nhà thiết kế nên xem xét sử dụng vật liệu hút âm và cần quan tâm đến những nhân viên hướng nội, vì họ muốn được riêng tư và không thích bị làm ồn, theo Haslem. Điều này đặc biệt quan trọng đối với những ai có vấn đề về sức khỏe tinh thần.

WeWork hiện điều chỉnh không gian văn phòng của mình, khi cho biết đang dựa vào phản hồi từ mỗi tòa nhà để điều chỉnh thiết kế của các văn phòng mới. Một số điều chỉnh gồm tạo ra những không gian làm việc im ắng cho các nhân viên có chỗ ngồi linh hoạt, song song với những không gian năng động.

Ngày càng nhiều công ty cũng thay đổi thiết kế văn phòng. Nghiên cứu của Leesman lấy ví dụ từ trường hợp của Johnson & Johnson. Văn phòng của hãng này ở Bogotá, Colombia phân chia không gian văn phòng của mình thành loại “hợp tác mở” và “tập trung mở”, cùng với “những khu vực riêng tư” và “những khu vực cho nhóm làm việc chung” phù hợp với tính chất công việc khác nhau.

Nguồn FT