6 cách để giao tiếp qua email hiệu quả hơn

Các nghiên cứu kha học đã chỉ ra rằng khi nhận được một email, chúng ta có xu hướng cảm nhận giọng điệu của email đó một cách tiêu cực, ít nhất là tiêu cực hơn so với dự định của người gửi.

Nếu biết rằng mọi người đều có thái độ tiêu cực “bẩm sinh" như thế đối với email, hãy chú ý hơn đến cách viết email của bạn, nhất là khi chúng ta thường sử dụng email để nhắc nhở mọi người về những điều họ đã hứa sẽ làm, hoặc yêu cầu họ làm gì đó cho chúng ta.

Dưới đây là một số thủ thuật để làm cho email của bạn trở nên thân thiện và hấp dẫn hơn, mà không cần diễn giải quá dài hoặc khiến người khác muốn tắt máy ngay lập tức.

1. Tránh ra mệnh lệnh

Chắc bạn vẫn chưa quên các cấu trúc mệnh lệnh trong các bài học ngữ pháp của mình, ví dụ như: “Hãy làm điều này!”, “Hãy đi đến đó...”, “Kết thúc chuyện đó đi”, về cơ bản chúng là những câu ra lệnh. Nói chung, bạn nên tránh sử dụng các câu này trong email. Mọi người thích cảm thấy tự chủ trong công việc, và những mệnh lệnh như thế vô tình khiến họ cảm thấy mình như những “nông nô” phải biết nghe lời. Và nếu bạn dùng cách nói chuyện đó với cấp trên, nghe có vẻ bạn đang tự tin thái quá rồi đấy.

Thay vì sử dụng mẫu câu mệnh lệnh, hãy cố hình thành thói quen sử dụng câu nhờ vả có điều kiện: “Bạn có thể...?” hay “Liệu bạn...” khi yêu cầu ai làm chuyện bạn muốn. Thay vì bắt họ phải làm điều này điều kia, hãy hỏi xem liệu họ có thể làm được việc đó hay không. Đó là một sự thay đổi nhẹ nhàng trong cách diễn đạt, nhưng mang lại thay đổi lớn về mặt thái độ: bạn đưa ra nhiệm vụ cần làm, nhưng bạn vẫn tôn trọng quyền quyết định của người nhận.

2. Nhấn mạnh lợi ích của công việc được giao

Khi bạn gửi email yêu cầu một ai đó, dĩ nhiên là bạn có lý do chính đáng và mang lại lợi ích cho bạn. Nhưng lợi ích cho người nhận là gì đây? Mọi người thích có động lực để làm việc. Giả sử bạn muốn mọi người có phản ứng tích cực đối với email của mình, hãy đưa ra lý do “tại sao” họ nên làm điều đó:

- Tôi biết điều này khá khó chịu nhưng nó sẽ làm cho sản phẩm tốt hơn nhiều.

- Deadline đã cận quá rồi, chúng ta chỉ có thể đúng hạn nếu chịu khó làm nốt bước cuối này

- Nếu bạn có thể chỉnh sửa thêm đôi chút chỗ này, điều đó thực sự sẽ giúp tôi rất nhiều, và công việc sẽ hoàn tất

3. Đưa ra yêu cầu về thời gian và tiến độ

Nếu bạn để ý, các lời khuyên ở trên thường đi kèm việc nhắc nhở rằng “mọi việc đã gần như hoàn thành”. Não bộ chúng ta thích cảm giác được hoàn thành một việc gì đó, mọi người luôn có động lực hơn khi họ thấy thời điểm kết thúc đã đến gần.

Mọi chuyện sẽ tốt hơn rất nhiều nếu bạn biết cách đặt ra các mốc thời gian, hoặc thậm chí hứa rằng một khi họ làm xong công việc được giao thì bạn sẽ không “quấy rầy” họ nữa: “Một khi bạn kết thúc công việc này, tôi sẽ chuyển sang giai đoạn tiếp theo của dự án và bạn sẽ không phải nhận bất kỳ email nào từ tôi nữa!”.

Bạn cần biết cách trình bày mốc thời gian và cập nhật tiến độ để người nhận email hiểu rằng “nếu tôi làm việc này, đôi bên sẽ cùng tiến về phía trước”.

4. Biết thông cảm với gánh nặng công việc của người khác

Mọi người sẽ dễ tiếp nhận yêu cầu hơn, nếu bạn cho thấy rằng bạn biết họ cũng có rất nhiều việc khác phải làm: “Tôi biết bạn có một lịch trình khá dày, nhưng hãy để tôi giải thích nhanh lý do tại sao tôi nghĩ rằng cơ hội này rất có ý nghĩa với bạn...”

Hoặc bạn có thể kết thúc email thế này: “Cảm ơn bạn vì đã dành thời gian quý báu của mình để xem xét yêu cầu của tôi”.

Bằng cách thông cảm với khối lượng công việc của họ, bạn có thể hạn chế được kiểu phản ứng: “Tôi đâu có thời gian để làm chuyện này?”, và cho họ biết rằng bạn hiểu được hoàn cảnh hiện tại của họ. Hãy nói rõ rằng bạn có ý thức và tôn trọng thời gian của người khác, đó luôn là một điều nên làm.

5. Đừng ngại bày tỏ sự nhiệt tình

Bạn sẽ không thiệt thòi gì đâu khi liên tục thể hiện thái độ cực kỳ tích cực qua các email. Có thể khi đọc lại, bạn sẽ nghĩ rằng mình đã hơi “sến”, nhưng hãy nhớ rằng do mọi người hay tiếp nhận email một cách tiêu cực nên điều đó sẽ được giảm cường độ đi đôi chút.

Nhiều người đã từng kịch liệt phản đối việc sử dụng dấu chấm than hay những emoticon trong email, nhưng rồi họ cũng buộc phải thay đổi. Việc dùng dấu chấm than sẽ giúp thể hiện sự nhiệt tình và hỗ trợ của bạn đối với người đọc email. Và ai mà chả thích được động viên nhiều hơn trong công việc?

6. Không phải lúc nào truyền đạt ngắn gọn cũng là điều hay

Bạn có lẽ đã từng nhận được email cực kỳ ngắn gọn từ những người rất thành công và bận rộn. Có thể chúng được viết bởi sếp của bạn, một doanh nhân thành đạt hay là một nhà đầu tư nào đó. Dù là như vậy, đừng lấy chúng làm khuôn mẫu của bạn. Là người nổi tiếng hay có quyền lực, họ có quyền buộc người nhận phải chấp nhận phong cách truyền đạt kiểu đó. Đó không phải là một giải pháp mà bạn luôn luôn nên chọn, nhất là khi giao tiếp với những người đánh giá cao sự ân cần và chu đáo.

Ý Nhi

Nguồn FastCompany