4 bí quyết để bảo đảm mọi người làm đúng deadline

Có rất nhiều loại áp lực khiến bạn chán nản trong một ngày làm việc. Đó có thể là một hộp thư đầy những email đến, danh sách công việc phải làm dài dằng dặc hay bạn đang ngồi cạnh một người đồng nghiệp luôn nói chuyện điện thoại ầm ĩ.

Còn thứ phiền nhiễu nào khác có thể khiến bạn phải nghiến răng kèn kẹt không nhỉ? Đó là lúc bạn bị mắc kẹt vì đang đợi một lời hồi âm cần thiết từ ai đó.

Cho dù bạn đang lo lắng chờ đợi sự phê duyệt của sếp về bản dự thảo báo cáo, hay bạn đang cần một tài liệu quan trọng từ đồng nghiệp để kết thúc dự án chính của bạn, rơi vào tình huống bế tắc kiểu này nghĩa là bạn không thể tiến lên phía trước. Điều tồi tệ hơn nữa là dường như chẳng có ai quan tâm đến sự sốt ruột của bạn, trong khi thời gian lại có hạn.

Dưới đây là một số chiến lược hữu ích của biên tập viên Kat Boogard tại tờ The Everygirl trong việc “bắt” người khác tham gia vào công việc của của bạn và giúp bạn có được những thứ mình cần vào đúng thời điểm.

1. Đưa ra deadline thật rõ ràng

Bạn không thể nào mong đợi mọi người tôn trọng thời hạn deadline của bạn, nếu bạn không cho họ biết chính xác về điều này. Bạn phải trình bày thời gian của mình rõ ràng, càng sớm càng tốt.

Thông thường, Boogaard luôn thông báo về thời hạn kết thúc công việc cho mỗi dự án cô tham dự. Cho dù đó là việc gửi email cho một biên tập viên, một đồng nghiệp hay một tờ báo nào đó, Boogaard sẽ trình bày rõ khi nào cô cần việc đó hoàn tất. Bằng cách đó, Boogaard có thể yên tâm rằng đối tác của mình sẽ nắm rõ chương trình làm việc ngay từ đầu.

Mặc dù vậy, mọi người vẫn không quan tâm nhiều đến deadline của Boogaard như ý cô muốn. Tuy nhiên, giờ đây họ sẽ biết chính xác khi nào yêu cầu của cô cần được thực hiện, ít nhất thì có còn hơn không.

2. Đừng tự cho mình là cái “rốn của vũ trụ”

Đây là một thực tế đáng buồn nhưng là sự thật: Tất cả chúng ta đều khá ích kỷ. Có thể, chúng ta luôn sẵn lòng giúp đỡ người khác, nhưng tính ích kỷ sẽ dễ khiến chúng ta tiếp cận từng dự án hoặc nhiệm vụ với  thái độ “Tôi được gì khi làm điều này?”.

Rất có thể người mà bạn đang chờ đợi cũng cảm thấy như vậy. Anh ta biết khi nào bạn cần việc này hoàn tất chứ, nhưng tại sao anh ta lại phải quan tâm? Tại sao điều này nên được cho vào đầu danh sách ưu tiên cần thực hiện của anh ấy?

“Bởi vì đó là điều lịch sự và đúng đắn để làm!”, đó có thể là điều bạn suy nghĩ ngay lúc đó. Nhưng khi áp lực của ngày làm việc đè nén lên bạn, liệu bạn có suy nghĩ gì về việc khiến cho ngày làm việc của người khác dễ dàng hơn không? Chắc chắn là sẽ rất ít, bản thân mình lo còn chưa xong sao cứ phải đi lo cho người khác.

Đây là lý do tại sao bạn phải làm rõ giá trị mà cơ hội này có thể mang lại cho người đó, kiểu như sự tham gia của anh ta vào bài thuyết trình lớn này sẽ làm tăng danh tiếng của anh ta và gây ấn tượng với ông chủ không.

Bất kể kết quả như thế nào, hãy tránh xa cách tiếp cận kiểu “Tôi, tôi, tôi!” (cái gì có lợi thì tôi mới làm) và thay vào đó, hãy để cho phía bên kia biết những gì họ sẽ nhận được sau quá trình hợp tác.

3. Chủ động theo dõi và cập nhật

Bạn không muốn bị xem là người chuyên đi hối thúc người khác, đúng không nào? Bạn chọn cách giải quyết là để deadline trôi qua một khúc rồi mới nhắc lại, vì khi này rõ ràng là bạn có lý do rồi. Tuy nhiên, đây không phải là cách hiệu quả.

Việc nhấn mạnh “Ê, tôi cần việc này xong từ ngày hôm qua kìa!” là thông điệp không hữu ích cho bất cứ ai cả. Bạn vừa bị trễ deadline, mà vừa khiến người khác thêm khó chịu với bạn.

Mọi việc sẽ tốt hơn nếu bạn chủ động theo dõi và cập nhật tình hình. Có thể bạn sẽ cần phải kiểm tra tiến độ vài ngày hoặc thậm chí vài tuần trước hạn chót, tùy thuộc vào nhu cầu của bạn. Dù bằng cách nào, hãy đảm bảo bạn luôn chủ động trong việc nắm bắt tình hình công việc, tất nhiên là theo cách lịch sự. Việc giữ cho tâm trí ổn định sẽ rất hữu ích cho bạn đấy.

4. Lên kế hoạch chi tiết cho các bước tiếp theo

Một số người “cứng đầu” sẽ tiếp tục bỏ qua yêu cầu của bạn, và xem deadline của bạn giống như một lời gợi ý. Điều này khá là khó chịu, nhưng không thể tránh khỏi.

Nếu bạn đang chờ đợi những gì bạn cần, hãy đảm bảo bạn sẽ liệt kê các bước kế tiếp trong những email được gửi đi. Bạn sẽ làm gì nếu cuối cùng bạn không nhận được những gì mình cần? Bạn sẽ tìm thêm người khác? Hay tiếp tục tiến về phía trước với những gì bạn có, và nói thẳng với sếp rằng phần này của bài trình bày chưa hoàn tất vì người kia chưa gửi thông tin?

Đôi khi, cần phải có một vài thông tin chi tiết về cách bạn sẽ xử lý tình huống nếu mọi thứ diễn ra theo hướng xấu nhất. Đó là cách khá hiệu quả để “thúc” những người bướng bỉnh.

Ý Nhi

Nguồn FastCompany