11 hành động khác biệt của người siêu năng suất

Ai cũng chỉ có 24 giờ mỗi ngày và đây là khó khăn ai ai cũng gặp khi đề cập đến năng suất công việc. Tuy vậy, một số người dường như lại có thời gian gấp đôi thông thường hay họ có khả năng siêu phàm trong công việc. Kể cả khi thực hiện nhiều dự án, họ vẫn đạt mục tiêu mà không gặp thất bại nào.

Để tăng nắng suất, hãy thử 11 bí quyết dưới đây của những người siêu năng suất:

1. Không trì hoãn

Những người năng suất không bao giờ để bất kỳ việc gì rơi vào trạng thái chờ đợi vì thực hiện một việc nào đó 2 lần là hành động lãng phí thời gian vô cùng. Tại sao bạn lại phải lưu lại một email hay một cuộc gọi điện thoại để giải quyết sau đó? Ngay khi một việc nào đó rơi vào sự chú ý của bạn, hãy hành động ngay. Xử lý, giao phó hoặc loại bỏ.

2. Sẵn sàng cho ngày mai trước khi rời văn phòng

Người năng suất kết thúc ngày hôm nay bằng cách chuẩn bị cho ngày mai. Thói quen này cùng lúc đạt được 2 mục đích: Giúp bạn củng cố những gì đạt được hôm này và đảm bảo sẽ có một ngày mai đầy năng suất. Việc này chỉ mất vài phút nhưng đây là một cách tuyệt vời để bạn kết thúc một ngày làm việc.

3. “Ăn ếch” (Eat that Frog)

“Ăn ếch” là phương thuốc tốt nhất điều trị thói chần chừ gây lãng phí thời gian. Và đây là thói quen của những người siêu năng suất vào mỗi buổi sáng. Nói cách khác, người năng suất làm cái việc được coi là kinh khủng nhất trong danh sách việc phải làm trước khi làm những việc khác. Sau đó, họ hoàn toàn tự do để làm công việc họ thấy hứng thú.

Brian Tracy, tác giả cuốn “Eat That Frog - 21 Great Ways to Stop Procrastinating and Get More Done in Less Time” (tạm dịch Ăn ngay con ếch đó – 21 nguyên tắc tránh trì hoãn và hoàn thành nhiều việc trong thời gian ngắn nhất) nói “Nếu công việc hàng ngày của bạn là phải ăn một con ếch sống, trước hết hãy chọn con to nhất, xấu xí nhất để ăn”.

4. Thoát khỏi “việc nhỏ nhưng khẩn cấp”

Sự thống trị của việc khẩn cấp (Tyranny of the urgent) đề cập đến xu hướng những công việc nhỏ phải được thực hiện ngay. Việc này gây ra vấn đề lớn khi các hành động khẩn thường lại có tác động nhỏ. Nếu không kháng cự nổi sự cai trị của việc khẩn cấp, điều bạn sẽ thấy là nhiều ngày, thậm chí nhiều tuần liền bạn không hề chạm tay vào những việc quan trọng.

Thời gian là cái chúng ta mong muốn nhiều nhất nhưng cũng là cái chúng ta sử dụng kém hiệu quả nhất - William Penn.

5. Tuân thủ chương trình nghị sự trong mọi cuộc họp

Họp hành là kẻ gây lãng phí thời gian lớn nhất. Người năng suất biết rõ các cuộc họp sẽ kéo dài lê thê và buồn tẻ nếu họ để cho điều đó xảy ra, do vậy, họ thông báo với mọi người ngay từ đầu rằng mọi người sẽ tuân thủ theo đúng chương trình đã định. Việc này đặt ra giới hạn buộc mọi người phải tập trung hơn và làm việc hiệu quả hơn.

Tin xấu là thời gian bay vùn vụt, nhưng tin tốt là bạn là phi công – Michael Altshuler.

6. Nói “không”

“Không” là một từ đầy quyền lực mà những người năng suất không sợ phải sử dụng. Khi cần nói không, họ sẽ tránh dùng những cụm từ kiểu như Tôi không nghĩ tôi có thể hoặc Tôi không chắc. Nói không với một nhiệm vụ mới cho thấy sự tôn trọng và cơ hội hoàn thành công việc đang làm.

Hãy học nói không và việc này sẽ giúp cải thiện tâm trạng cũng như năng suất của bạn.  

7. Chỉ kiểm tra email vào thời gian đã định

Những người siêu năng suất không cho phép email cản trở công việc của họ.

Ngoài việc kiểm tra email theo kế hoạch làm việc, họ còn biết cách đặt ưu tiên cho tin nhắn của người gửi. Họ chú ý nhiều hơn đến khách hàng quan trọng nhất và khách hàng tốt nhất. Một số người thậm chí còn cài đặt chế độ tự trả lời để người gửi biết được thời điểm họ sẽ kiểm tra email.

8. Không đa nhiệm hay ôm đồm nhiều việc

Người siêu năng suất biết rằng ôm đồm nhiều việc là kẻ thù thực sự của năng suất. Kết quả nghiên cứu của Đại học Stanford cho thấy, ôm đồm nhiều việc khiến năng suất giảm. Các nhà nghiên cứu nhận thấy những người liên tiếp nhận thông tin điện tử không thể tập trung được.

Cũng theo Đại học Stanford, hiệu quả công việc của người đa nhiệm thấp hơn so với người thích làm một việc vào một thời điểm. Nguyên nhân là do người đa nhiệm gặp khó khăn hơn trong việc tổ chức ý tưởng và sàng lọc thông tin không liên quan, và họ cũng chậm chạp hơn trong việc chuyển từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác.

Đa nhiệm làm giảm hiệu suất của bạn vì não bộ chỉ có thể tập trung vào một việc vào một thời điểm.

9. "Thoát khỏi" công việc

Đừng sợ phải thoát ra khỏi công việc khi cần. Hãy đưa cho người bạn tin cậy số điện thoại để liên lạc trong trường hợp khẩn cấp và cho phép người này kiểm duyệt thông tin. Mọi việc sẽ phải “qua” họ và bất kỳ việc gì họ chưa rõ sẽ phải chờ. Chiến lược này là cách chống đạn để bạn thời gian và công sức cho những dự án được ưu tiên hơn.

10. Giao phó công việc

Người siêu năng suất chấp nhận sự thật rằng trong tổ chức còn có nhiều người thông minh và tài năng. Những người siêu năng suất tin rằng những người khác có thể làm tốt công việc họ đang làm, do đó, họ giao phó công việc.

11. Bắt công nghệ phục vụ mình

Công nghệ bị chỉ trích không ít và bị cho là gây ra tình trạng sao nhãng, nhưng chúng cũng có thể giúp bạn tập trung. Người siêu năng suất luôn bắt công nghệ phục vụ họ. Ngoài việc thiết lập bộ lọc trong hệ thống email – giúp phân loại và đặt ưu tiên cho email đến, người siêu năng suất sử dụng các ứng dụng khác trên điện thoại thông mình để nhắc nhở họ về những việc quan trọng.

Phan Nguyễn

Theo B.I