Làm sao để tăng cường hiệu quả kinh doanh trước thềm TPP?

Hiệp định Đối tác Kinh tế Chiến lược xuyên Thái Bình Dương (TPP) đã chính thức được ký kết. Bên cạnh những lợi ích về kinh tế mà Việt Nam có được từ việc tham gia hiệp định này, các doanh nghiệp trong nước cũng sẽ tìm thấy nhiều cơ hội mới để thúc đẩy tăng trưởng. Tuy nhiên, cuộc cạnh tranh ở nội địa chắc chắn sẽ thêm cam go cho họ, khi thị trường càng được mở ra cho hàng hóa ngoại nhập.

Lĩnh vực hàng tiêu dùng là một ví dụ. TPP với mục tiêu xóa bỏ phần lớn thuế quan cho hàng hóa giữa 12 nước tham gia hiệp định, sẽ tạo điều kiện rất lớn để các doanh nghiệp nước ngoài tăng cường đổ bộ vào Việt Nam. Vì thế, doanh nghiệp nội sẽ càng thêm khó khăn bởi họ vốn đã không mạnh về tài chính, nay lại phải đương đầu với làn sóng hàng hóa nhập khẩu giá rẻ có chất lượng không hề thấp từ nước khác. Bài toán kinh doanh hiệu quả trong tình hình mới đang khiến cho không ít chủ doanh nghiệp Việt phải suy nghĩ.

NCĐT đã trao đổi với Tiến sĩ Phan Công Chính, Chủ tịch kiêm Tổng Giám đốc Công ty Giải pháp Doanh nghiệp Toàn cầu (GESO), về vai trò của việc hệ thống hóa hoạt động kinh doanh và những câu chuyện doanh nghiệp Việt vận hành hiệu quả nhờ ứng dụng các giải pháp quản trị bán hàng hiện đại trước thềm TPP.

Được biết ông đã tư vấn cho Traphaco và Bibica, 2 doanh nghiệp có doanh thu ở mức hàng ngàn tỉ đồng của Việt Nam, về việc hệ thống hóa hoạt động kinh doanh và ứng dụng giải pháp quản trị phân phối. Hiệu quả của những dự án này cụ thể ra sao?

Traphaco và Bibica là 2 doanh nghiệp nội có quy mô khá lớn ở ngành dược và hàng tiêu dùng. Tuy khác ngành, nhưng 2 công ty này có điểm chung là chú trọng việc mở rộng, củng cố hệ thống phân phối nhằm tăng sức mạnh cạnh tranh trên thị trường. Để làm được như vậy, bên cạnh việc đưa ra các chính sách hấp dẫn, hỗ trợ bán hàng đa dạng, họ còn mạnh dạn ứng dụng công nghệ hiện đại vào công tác quản trị bán hàng. Nhờ đó, các chính sách và chiến lược đề ra mới được thực thi triệt để và hiệu quả bởi đội ngũ nhân viên kinh doanh.

Từ cuối năm 2012, Bibica đã ứng dụng giải pháp quản lý phân phối SalesUp do GESO phát triển. Mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp này đều được thực hiện trên hệ thống SalesUp, bao gồm việc tính lương thưởng cho nhân viên kinh doanh, quản lý lịch thăm viếng điểm bán của họ, hay theo dõi hoạt động bán hàng, khuyến mại, trưng bày sản phẩm tại từng điểm bán... Nhờ theo dõi sát sao mà trong những năm qua, Bibica đã đạt mức tăng trưởng đáng chú ý. Năm 2014, họ đã vượt qua ngưỡng doanh thu 1.000 tỉ đồng, đồng thời tiết giảm được gần 9 tỉ đồng chi phí bán hàng.

Đối với Traphaco, doanh nghiệp này ứng dụng giải pháp SalesUp từ cuối năm ngoái. Trước đó, với đặc thù chính sách chiết khấu và hệ thống sản phẩm khá phức tạp của Traphaco nói riêng và ngành dược nói chung, gần như chưa có giải pháp quản trị bán hàng nào phục vụ được cho nhu cầu của họ. SalesUp đã thỏa mãn được những yêu cầu đó, do chúng tôi có khả năng “cắt tỉa” phần mềm của Công ty tự phát triển. Từ đầu năm đến nay, Traphaco đã ứng dụng thành công những chính sách bán hàng mới, ghi nhận mức tăng trưởng ngoạn mục về doanh số và lợi nhuận. Từ nay, Traphaco đã có thể linh động triển khai mọi chính sách bán hàng nhằm thúc đẩy tăng trưởng xa hơn nữa.

Hiện tại, đã có không ít doanh nghiệp dược nội khác tiếp cận và bắt đầu ứng dụng SalesUp để nâng cao hiệu quả quản lý kênh phân phối của mình.

Ngành dược sẽ là một trong những lĩnh vực chịu cạnh tranh lớn nhất khi Việt Nam tham gia vào TPP. Thuế suất nhập khẩu trung bình mặt hàng này sẽ giảm từ mức 2,5% về 0%, khiến tính cạnh tranh trên thị trường càng thêm gay gắt. Theo ông, các doanh nghiệp dược nên chuẩn bị như thế nào ngay từ bây giờ?

Khác với hàng tiêu dùng, đặc thù của ngành dược là bệnh nhân không chọn lựa thuốc. Thuốc được chỉ định bởi bác sĩ hoặc được tư vấn bởi dược sĩ tại các hiệu thuốc. Do đó, việc viếng thăm thường xuyên các hiệu thuốc, phòng mạch, bệnh viện để duy trì mối quan hệ thân tình và triển khai thành công những chính sách bán hàng hấp dẫn đóng vai trò quyết định trong việc giữ vững và mở rộng thị phần.

SalesUp giúp doanh nghiệp dược làm tốt 2 điểm trên. Thứ nhất, trình dược viên làm việc với SalesUp phải tích cực đến thăm điểm bán hơn, bởi đây là một trong những chỉ tiêu đánh giá được kiểm soát bằng hệ thống. Kế đến, doanh nghiệp có thể triển khai thành công mọi chính sách bán hàng mới. Ứng dụng SalesUp trên điện thoại thông minh có thể cung cấp cho trình dược viên đầy đủ thông tin về các chủng loại sản phẩm của công ty, kèm theo chính sách bán hàng cập nhật cho nhà thuốc. Nhờ vậy, họ sẽ dễ dàng tư vấn nhà thuốc nên nhập những mặt hàng theo mục tiêu kinh doanh của công ty để có thưởng và đảm bảo quyền lợi tốt nhất cho hiệu thuốc.

Đặc biệt, SalesUp còn hỗ trợ quản lý hợp đồng thầu bán hàng vào kênh ETC là các bệnh viện hay sở y tế. Giải pháp này cho phép trình dược viên theo dõi tiến độ hợp đồng và những chi phí phát sinh trong quá trình thực hiện. Hệ thống cũng hỗ trợ theo dõi cộng tác viên là các bác sĩ ở bệnh viện, cho phép công ty tính toán lượng cung cầu hợp lý. Đơn hàng do trình dược viên gửi về thông qua SalesUp còn được hệ thống kiểm tra các tiêu chuẩn xuất nhập kho GDP... Có thể xem SalesUp cung cấp giải pháp duy nhất hiện tại phục vụ được cho đặc thù phức tạp của ngành dược.

Trên thị trường cũng đã có những tên tuổi lớn cung cấp các giải pháp quản trị doanh nghiệp và quản lý kênh phân phối. Các doanh nghiệp nên lựa chọn nhà cung cấp theo những tiêu chí nào, thưa ông?

Doanh nghiệp có thể chọn nhà cung cấp dựa trên 3 bước. Ðầu tiên là phải thẩm định về chức năng. Bước này để đảm bảo hệ thống phần mềm quản trị có thể ghi nhận được đủ dữ liệu phát sinh trong suốt quá trình vận hành của doanh nghiệp.

Kế đến là thẩm định về giải pháp. Doanh nghiệp cần tìm hiểu xem hệ thống sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết được vấn đề gì? Và doanh nghiệp cần làm gì để có thể tận dụng được hệ thống giải quyết vấn đề doanh nghiệp mong muốn?

Với môi trường quản trị như ở Việt Nam, sẽ khó lòng tạo được một chuẩn chung cho tất cả các doanh nghiệp. Người chủ được đào tạo bài bản từ phương Tây có thể sẽ quen thuộc với các giải pháp quản trị doanh nghiệp đóng gói sẵn, phát triển theo chuẩn phương Tây và không chỉnh sửa được theo nhu cầu riêng. Ngược lại, những doanh nghiệp Việt Nam chủ trương lấy linh động để thắng quy mô, sẽ cần những giải pháp có thể tùy chỉnh được theo chính sách, chiến lược của họ. Thực tế cũng đã có không ít trường hợp doanh nghiệp nội đầu tư nhiều tiền của cho giải pháp quản trị của nước ngoài, nhưng cuối cùng vận hành không phù hợp.

Bước cuối cùng cùng là thẩm định về khả năng triển khai thành công, tính ổn định và dịch vụ chăm sóc khách hàng sau dự án. Doanh nghiệp cần tham khảo những doanh nghiệp bạn đã triển khai thành công hệ thống, để chọn đúng nhà cung cấp đã có kinh nghiệm xử lý những tình huống tương tự về trình độ, nhận thức của nhân viên, nhà phân phối, những thách thức kinh doanh...

Một số nghiên cứu cho thấy phần lớn công ty Việt Nam chỉ mới ứng dụng giải pháp công nghệ vào khoảng 5-10% quy trình hoạt động. Các doanh nghiệp cần chú ý những rủi ro nào nếu muốn ứng dụng giải pháp quản trị hiện đại, nhằm cạnh tranh trong thời gian tới?

Rủi ro đầu tiên là chủ doanh nghiệp nhanh chóng đánh mất niềm tin, sau khi đã đầu tư nhiều tiền vào giải pháp quản trị hiện đại nhưng kết quả thu được chưa tương xứng. Hoặc cũng có doanh nghiệp không đầu tư vào hệ thống vì cho rằng với dữ liệu ảo như hiện tại, doanh nghiệp không thể ra quyết định kinh doanh dựa trên đó. Vậy thì trang bị hệ thống để làm gì?

Tôi chân thành chia sẻ rằng, có 2 nhóm quyết định: quyết định để phát triển kinh doanh và quyết định để cải tiến hệ thống. Trong trường hợp bị số liệu ảo, nếu doanh nghiệp kiên trì sử dụng dữ liệu có được từ hệ thống để ra những quyết định cải tiến, thì hệ thống sẽ dần tự điều chỉnh và nhanh chóng phát huy tác dụng, có thể giúp doanh nghiệp ra quyết định để phát triển kinh doanh. Điều này cũng giống như mua đàn piano thì phải học cách chơi. Nếu không, nó chỉ được dùng để trang trí rất lãng phí. GESO đã có nhiều kinh nghiệp tư vấn giúp doanh nghiệp gỡ rối điểm này.

Ngoài ra, rủi ro có thể đến từ con người và hệ thống loại trừ nhau, từ đó dẫn đến những tổn thất lớn về nhân sự. Tôi luôn nói với các chủ doanh nghiệp rằng họ không nên có suy nghĩ dùng hệ thống để loại bỏ những cá nhân hoạt động không hiệu quả, mà phải từ từ biến những cá nhân không hiệu quả trở thành hiệu quả. Bên cạnh tư vấn về giải pháp, GESO luôn tư vấn chiến lược truyền thông nội bộ cho từng khách hàng, nhằm đảm bảo việc ứng dụng các giải pháp quản trị mới được suôn sẻ.

Từ kinh nghiệm của ông, những doanh nghiệp kinh doanh ở quy mô nào thì nên bắt đầu ứng dụng các giải pháp quản trị bán hàng vào hệ thống của mình?

Yếu tố hiệu quả chi phí là rất quan trọng đối với các doanh nghiệp Việt Nam. Theo tôi, một doanh nghiệp có doanh số trên 200 tỉ đồng/năm, đội ngũ nhân viên kinh doanh từ 50-70 người trải ở các tỉnh thành thì nên tính đến việc  đầu tư giải pháp quản trị bán hàng. Họ có thể đầu tư giải pháp đóng gói của nước ngoài có giá từ vài trăm ngàn USD trở lên, hoặc lựa chọn những nhà cung cấp trong nước như GESO với chi phí chưa bằng một nửa.

Bên cạnh lợi thế là có thể tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu riêng của từng doanh nghiệp, giải pháp của GESO còn có thể mang đến giá trị cộng thêm là khả năng tích hợp chương trình huấn luyện bán hàng cho đội ngũ kinh doanh. Chúng tôi đang kết hợp với một đơn vị đào tạo để phát triển chương trình huấn luyện từ xa, thông qua ứng dụng SalesUp trên điện thoại của từng nhân viên kinh doanh. Đây là cách rất dễ thực hiện và không tốn nhiều chi phí của doanh nghiệp, mà nhân viên lại có thể học rất tiện và không phải bỏ dở công việc.

Phương Hà