Góc khuất của văn phòng mở

Tòa nhà cao tầng mà Jordan Hamad đã chuyển toàn bộ công ty tư vấn công nghệ của ông vào đây cách đây 4 năm phải nói rằng rất đúng kiểu một văn phòng làm việc dành cho startup: không gian mở hoàn toàn, sàn bê tông bóng loáng, những bàn làm việc chung được thiết kế theo yêu cầu của công ty. Nhưng không lâu sau đó, nhà sáng lập 33 tuổi của Chairseven cho biết ông khao khát có một thứ khác: các bức tường và một cánh cửa.

Văn phòng làm việc hóa ra không ngăn được âm thanh nào. Thay vì thường xuyên trao đổi ý kiến (như mục đích khi làm văn phòng mở), ông và nhóm ông lại lúc nào cũng phải đeo tai nghe để “chống ồn”. Trong các buổi họp cá nhân hoặc khi cần nghe/gọi điện riêng tư, ông buộc phải chui vào phòng máy in, vốn rất ồn ào nhưng đành phải chịu, hoặc ông chọn cách gọi ở nhà. “Đúng là chúng tôi có khoảng không gian tuyệt vời, nhưng tôi thực sự không sử dụng được nó”, ông nói.

Hiện nay ông đã chuyển Công ty ra khỏi tòa nhà ở Oregon về New York. Với động thái đó, Hamad đã gia nhập đội ngũ các ông chủ doanh nghiệp không còn mặn mà với kiểu văn phòng mở và quay trở về với không gian làm việc có tính riêng tư truyền thống. Những ông chủ này cho biết việc không muốn văn phòng mở không phải là họ muốn có lại văn phòng riêng cho mình mà là vì cần một nơi yên tĩnh để suy nghĩ.

“Mọi người sẽ nói rằng quá tuyệt khi có một vị CEO ngồi làm việc ngay cạnh bạn, nhưng đến cuối ngày, nhóm làm việc của bạn đôi khi cần khoảng không gian riêng và bạn cũng thế”, Hamad nói. Ông hiện đang thuê một văn phòng riêng cho mình và một không gian làm việc chung (co-working) cho các nhân viên khác. Các thành viên cấp cao khác cũng sẽ sớm có văn phòng riêng của mình, ông nói.

Những ông chủ như Hamad đang bơi ngược dòng xu thế văn phòng hiện nay. Tại Mỹ, gần 70% không gian làm việc văn phòng theo xu hướng văn phòng mở, theo Hiệp hội Quản lý Cơ sở vật chất Quốc tế (IFMA), so với con số 64% cách đây 2 thập niên. Dẫn dắt xu thế này là những vị CEO như Michael Bloomberg, Carlos Brito của AB InBev NV và Tony Hsieh của Zappos.com Inc. Nhiều nhà điều hành doanh nghiệp khác cũng đã từ bỏ văn phòng riêng để ngồi ở bàn làm việc trong không gian chung nhằm tạo không khí thân thiết gần gũi với nhân viên của mình.

Nhưng khi các nhân viên và nhà quản lý ngồi quá gần nhau, năng suất và tinh thần làm việc lại bị ảnh hưởng. Trong một bản đánh giá hơn 100 công trình nghiên cứu về môi trường làm việc, các nhà nghiên cứu của Anh đã khám phá ra rằng mặc dù cải thiện được giao tiếp trong một số trường hợp, nhưng không gian văn phòng mở lại ảnh hưởng đến động lực làm việc và khả năng tập trung của nhân viên.

Nhân viên muốn có sự riêng tư cho bản thân buộc phải vào phòng họp, hoặc chui vào những khu vực gọi là “buồng tập trung”, các góc yên tĩnh mà giới chủ doanh nghiệp đang ngày càng bổ sung thêm cho văn phòng mở.

Trong 7 năm, Blake Harvey và nhân viên của ông ở công ty truyền thông Lawrence Blake Group đã cùng làm việc trong không gian văn phòng mở. Nhân viên của ông đôi khi cảm thấy “khó khăn” khi làm việc mà sếp lại ngồi kế bên. Ngược lại khi Harvey có lo ngại về công việc kinh doanh thì ông cũng không giấu được họ. “Nếu tôi có chút tâm trạng gì thất chí, họ có thể cảm nhận được điều đó và làm ảnh hưởng đến tinh thần của cả nhóm”, ông nói.

Vì thế, năm nay, ông đã thuê văn phòng riêng của Servcorp Ltd., nhà cung cấp văn phòng cho thuê; văn phòng của ông chỉ cách khu làm việc của nhân viên một cái sảnh. Từ ngày có không gian của riêng mình, ông cho biết, ông cảm thấy mình giống một nhà lãnh đạo hơn. Sau khi vắt óc suy nghĩ một vấn đề gì đó, hoặc lấy lại tinh thần nhờ nghe một bản nhạc hoặc xem một đoạn video truyền cảm hứng, “tôi có thể quay trở lại chỗ làm việc của nhân viên với một tinh thần đầy phấn chấn”, ông nói. Một mặt tích cực khác, ông cho biết, là máy đo bước đi của ông ghi nhận ít nhất 10.000 bước đi vào cuối ngày làm việc, nhờ những lần đi qua đi lại từ văn phòng của ông đến bàn làm việc của nhân viên.

“Khi bạn ở trong lãnh địa thuộc về mình, bạn làm việc tốt hơn”, Sally Augustin, một nhà tâm lý học môi trường và là người đứng đầu hãng tư vấn Design With Science, nhận xét. Hơn nữa, nhìn thấy cảnh sếp và một nhân viên đang ngồi chung với mình cùng đứng lên, đi vào một không gian riêng để nói chuyện có thể tạo ra sự phân tâm, bà nói thêm. “Trí óc con người chưa bao giờ nghĩ rằng “Anh này chắc hẳn được thăng chức”, mà có xu hướng nghĩ “Anh ta chắc gặp rắc rối rồi đây nên sếp mới gặp riêng như thế”, bà nói.

Văn phòng mở đặc biệt được ưa chuộng ở các công ty công nghệ. Ảnh: businessinteriors.co.uk

Tuy nhiên, đối với một số nhà lãnh đạo doanh nghiệp, tương lai văn phòng có thể giống như cách sắp xếp không gian làm việc của Jim Keane, CEO của nhà sản xuất nội thất văn phòng Steelcase. Năm ngoái, ông và các nhà lãnh đạo khác của Steelcase đã cùng làm việc trong một không gian văn phòng mở, nhưng bàn làm việc riêng của Keane thì lại “nửa kín nửa hở” nhờ có vách ngăn.

Keane đã chuyển vào trong một “buồng nhỏ” nằm ở khu vực dành cho bộ phận cải tiến của Công ty. Ông lui về đó khi cần tập trung hoặc khi cần thư giãn giữa các cuộc họp. Khi không cần tập trung thì ông lại ra ngồi chung với nhân viên và khách hàng, hoặc ngồi trong phòng họp. “Đó không phải là chuyện chứng tỏ địa vị hay đặc quyền của nhà lãnh đạo, mà chỉ là nơi để bạn xử lý một số công việc nhất định mà thôi”, ông nói.

Văn phòng mở rất nổi tiếng trong các công ty công nghệ đến nỗi khi các nhà sáng lập CircleCI chuyển nguyên startup thử nghiệm phần mềm từ một văn phòng mở ở San Francisco sang một nơi khác có 25 văn phòng kín vào năm 2014, họ chỉ phải trả nửa giá cho thuê trên thị trường, theo đồng sáng lập Paul Biggar. Ở Thung lũng Silicon, nhiều công ty đang khởi nghiệp cùng tranh đua làm văn phòng mở với các gã khổng lồ như Google. Nhưng trên thực tế, Biggar cho biết, các kỹ sư cần những nơi yên tĩnh để tập trung và ông cũng thế. “Tôi thích văn phòng riêng”, ông nói.

Văn Quốc

Nguồn WSJ