Làm sao để Hybrid Work hiệu quả?

Hai năm qua đã thay đổi hoàn toàn cách chúng ta sống và làm việc. “Chúng ta” của thời điểm đầu năm 2020 khi toàn thế giới đều phải mang việc về nhà để làm với “chúng ta” bây giờ đã trải qua một sự chuyển đổi rất lớn. Những ưu tiên và kỳ vọng về công việc và cuộc sống đã thay đổi. Điều đó đã tác động không nhỏ đến cách thức chúng ta nhìn nhận và thực hiện công việc hằng ngày. 

Bà Nguyễn Quỳnh Trâm, Tổng Giám đốc Microsoft Việt Nam, chia sẻ về mô hình làm việc giúp các nhà quản lý và lãnh đạo doanh nghiệp thấu hiểu cũng như tiếp cận quá trình chuyển đổi này với một tư duy phát triển.

*Trong 2 năm qua, chúng ta đã trải qua nhiều đợt bùng phát đại dịch, khiến nhiều tổ chức và doanh nghiệp trên thế giới phải thay đổi kế hoạch quay trở lại văn phòng nhiều lần. Vậy Microsoft đã trải qua thời gian này như thế nào? 

Tôi nghĩ 2 năm qua là một khoảng thời gian khó khăn và thách thức với tất cả mọi người, đặc biệt với những người làm quản lý và các tổ chức doanh nghiệp. Khi phải trải qua quang thời gian đầy bất ổn này, chúng ta cảm thấy như đi trong bóng đêm mà không có ánh sáng, và không biết phải đi hướng nào hay phải làm gì. Có thể nói tại Microsoft, chúng tôi cũng như vậy.

Chính điều này đã thôi thúc và tạo động lực cho chúng tôi thực hiện cuộc nghiên cứu và khảo sát về Chỉ số Xu hướng Công việc (Work Trend Index) ngay sau khi đại dịch Covid-19 bùng phát lần đầu tiên trên thế giới. Và dựa trên những dữ liệu thu được, chúng tôi cũng dần điều chỉnh để kịp thời thích ứng với sự thay đổi của nhân viên và những kỳ vọng  về một môi trường làm việc của tương lai. 

*Bà có thể chia sẻ đôi chút về những phát hiện từ Chỉ số Xu hướng Công việc mà Microsoft vừa công bố không?

Microsoft bắt tay vào thực hiện nghiên cứu về Chỉ số Xu hướng Công việc ngay khi đại dịch Covid bùng phát trên toán thế giới năm 2020 và đến đầu năm 2021 chúng tôi đã cho ra mắt báo cáo về những phát hiện từ nghiên cứu này. Ở thời điểm đó, lực lượng lao động vừa mong muốn được làm việc linh hoạt từ xa, đồng thời cũng muốn có thời gian gặp mặt trực tiếp các đồng nghiệp . Sự phức tạp này được chúng tôi gọi là “nghịch lý của mô hình làm việc kết hợp” và nó phản ánh thực tế rằng người lao động muốn kết hợp những gì tốt nhất của cả hai cách làm việc.

Đến nay, sau 2 năm đại dịch, báo cáo Chỉ số Xu hướng Công việc 2022 đã cho thấy kỳ vọng và sự ưu tiên của người lao động đã thay đổi. 69% nhân viên tại Việt Nam tham gia khảo sát cho biết, họ đề cao sức khỏe và phúc lợi của mình cao hơn sự nghiệp so với trước khi xảy ra đại dịch. 

Đứng trước thực tế như vậy, nhiều người trong số họ đã muốn thay đổi môi trường làm việc. 77% người lao động kết hợp tại Việt Nam đang cân nhắc chuyển sang làm việc từ xa hoàn toàn trong năm tới. 23% người được hỏi đã bỏ việc vào năm 2021. Ngoài ra, 53% người thuộc thế hệ Z và Millennials tại Việt Nam còn có khả năng sẽ cân nhắc thay đổi công ty làm việc trong năm 2022, tăng 7% so với năm 2021.

Đây là những con số rất quan trọng bởi nó không chỉ cho thấy sự thay đổi rõ rệt về những ưu tiên của người lao động sau 2 năm đại dịch mà còn là những “chỉ dẫn” cho các nhà quản lý và lãnh đạo doanh nghiệp trong việc thu hút và giữ chân nhân tài.  

*Có thể nói đại dịch thực sự là một cú huých thúc đẩy sự thay đổi trong mô hình làm việc. Vậy, bà có lời khuyên gì cho các nhà quản lý và lãnh đạo doanh nghiệp trong việc xây dựng văn phòng theo mô hình mới? 

Rõ ràng sự ưu tiên của người lao động đã thay đổi và chúng ta sẽ không thể quay trở lại như trước khi đại dịch xảy ra. Để giữ chân nhân tài, chúng ta cần phải đáp ứng và cân bằng những kỳ vọng đã thay đổi của người lao động với những mục tiêu phát triển kinh doanh của tổ chức. Làm việc kết hợp là xu hướng của tương lai và để hỗ trợ nhân viên đạt được thành công trong môi trường làm việc hiện đại, doanh nghiệp sẽ cần phải định hình lại mô hình làm việc của tổ chức.

Chỉ số Xu hướng Công việc 2022 đã chỉ ra rằng các nhà quản lý đang cảm thấy bị mắc kẹt giữa vai trò lãnh đạo và đáp ứng kỳ vọng mới của nhân viên. 73% các nhà lãnh đạo tại Việt Nam chia sẻ rằng công ty của họ đang có kế hoạch quay trở lại làm việc toàn thời gian tại văn phòng trong năm tới nhưng có đến 55% quản lý cho biết đường hướng lãnh đạo tại công ty của họ không đáp ứng được kỳ vọng của nhân viên và 87% nói rằng họ không có đủ tầm ảnh hưởng hoặc nguồn lực để tạo ra sự thay đổi cho nhân viên của mình.

Để định hình lại mô hình làm việc cũng như đáp ứng những kỳ vọng mới của người lao động sẽ đòi hỏi một sự thay đổi tư duy từ cấp lãnh đạo đến các nhà quản lý đội nhóm trong doanh nghiệp. Họ phải là hiện thân và tạo ra văn hóa cho tổ chức của mình. Một lãnh đạo giỏi sẽ biết cách tạo ra một nền văn hóa mà chúng tôi gọi là “growth mindset – tư duy phát triển” trong đó có sự linh hoạt, thấu hiểu và ưu tiên phúc lợi của nhân viên bởi họ hiểu rằng đây chính là một lợi thế cạnh tranh để xây dựng một tổ chức phát triển vững mạnh và lâu dài.

*Để có thể xây dựng lại mô hình làm việc cho phù hợp với sự thay đổi và kỳ vọng của nhân viên, các nhà quản lý và lãnh đạo doanh nghiệp cần chuẩn bị những gì về mặt con người, công nghệ, và chi phí? Theo bà, yếu tố nào là quan trọng nhất?

Khi chuyển từ mô hình làm việc truyền thống (tại chỗ) sang mô hình làm việc từ xa hay mô hình làm việc kết hợp, công nghệ là nhân tố đóng vai trò quan trọng, thúc đẩy và đảm bảo khả năng vận hành của mô hình này. Tuy nhiên, các nhà quản lý và lãnh đạo doanh nghiệp cần cân nhắc lựa chọn những nền tảng và giải pháp phù hợp nhất với quy mô và nhu cầu của tổ chức, cả về mặt công nghệ lẫn chi phí. Đặc biệt, họ cũng cần lưu ý đến vấn đề bảo mật dữ liệu để có thể đảm bảo sự an toàn cho nhân viên và doanh nghiệp. 

Con người được coi là mạch máu và tải sản quý giá nhất của các doanh nghiệp. Các nhà quản lý và lãnh đạo đang nhận ra mối quan hệ không thể tách rời giữa đầu tư vào lực lượng lao động và sở hữu nền tảng công nghệ vững chắc. 

Để xây dựng lại mô hình làm việc, chúng ta không chỉ cần có một nền tảng số vững chắc mà quan trọng không kém là cần đảm bảo con người có các kỹ năng cần thiết, đặc biệt là kỹ năng số.

Riêng đối với ban lãnh đạo doanh nghiệp, họ còn cần phải có một tư duy phát triển, thấu hiểu và chia sẻ với nhân viên trong mô hình làm việc kết hợp. Họ cần chủ động tiếp cận nhân viên và xây dựng những quy định cũng như thỏa thuận, ví dụ như khi nào thì lên văn phòng, khi nào thì họp nhóm trực tiếp, v.v. 

*Theo bà, nếu dịch bệnh được khống chế tốt thì liệu mô hình làm việc kết hợp có còn được các doanh nghiệp áp dụng nữa hay không hay họ sẽ quay lại mô hình làm việc tại văn phòng như trước?

Theo kết quả khảo sát, có đến 73% các nhà lãnh đạo tại Việt Nam chia sẻ rằng công ty của họ đang có kế hoạch quay trở lại làm việc toàn thời gian tại văn phòng trong năm tới. Tuy nhiên, thực tế là sự ưu tiên và kỳ vọng của nhân viên đã thay đổi. Họ quan tâm nhiều hơn đến sức khỏe và phúc lợi của mình so với trước khi xảy ra đại dịch. Do đó, họ sẽ có xu hướng cân nhắc và lựa chọn môi trường làm việc phù hợp với kỳ vọng mới của bản thân . Ví dụ, hơn một nửa số người thuộc thế hệ Z và Millennials tại Việt Nam được hỏi cho biết họ  sẽ cân nhắc thay đổi công ty làm việc trong năm tới.

Do đó, dù quay trở lại làm việc toán thời gian nhưng các doanh nghiệp có giữ chân được nhân viên và thu hút được nhân tài mới hay không sẽ trở thành một thách thức rất lớn.

*Vậy trong tương lai, chúng ta có cần đến văn phòng nữa hay không?

Tất nhiên, văn phòng sẽ tiếp tục đóng vai trò quan trọng trong tương lai. Tuy nhiên, chúng sẽ có một vai trò khác so với trước đại dịch. 

40% nhân viên đang làm việc theo mô hình kết hợp tại Việt Nam cho biết khó khăn lớn nhất  là xác định khi nào và tại sao họ cần phải tới văn phòng bởi họ vẫn đạt được hiệu quả công việc, tuy nhiên chỉ 34% các nhà lãnh đạo đã xây dựng các thỏa thuận quy định về điều này. 

Giờ đây văn phòng không chỉ đơn thuần là nơi đến để làm việc 8 tiếng một ngày, mà hơn hết, nó là nơi để chúng ta cùng  xây dựng và củng cố các mối quan hệ xã hội, từ đó góp phần nâng cao hiệu quả công việc, thúc đẩy sự đổi mới và sáng tạo trong công việc. 

Tại Microsoft, chúng tôi có một chính sách là bất kỳ ai cũng có thể làm việc tại nhà hoặc từ xa đến 50% thời gian. Nhưng 50% còn lại, chúng tôi khuyến khích nhân viên dành thời gian gặp gỡ đồng nghiệp tại văn phòng. Vì vậy, tôi nghĩ rằng văn phòng sẽ vẫn đóng vai trò rất quan trọng nhưng theo một cách hoàn toàn mới.