Hiện thực hóa quy trình linh hoạt trong doanh nghiệp

Thế nhưng, làm thế nào để các quy trình trong doanh nghiệp trở nên linh hoạt hơn khi mà về bản chất các quy trình này sinh ra nhằm đem lại cấu trúc ổn định và tính khuôn mẫu?

“Trạng thái bình thường mới” trong bối cảnh đại dịch COVID-19 khiến môi trường kinh doanh đầy rẫy những yếu tố rủi ro và không chắc chắn. Nhiều ý kiến cho rằng doanh nghiệp cần quy trình kinh doanh linh hoạt để có thể liên tục ứng phó với sự thay đổi, đồng thời nhanh chóng phục hồi sau đại dịch.

Theo Giảng viên Khoa Kinh doanh và Quản trị Đại học RMIT Tiến sĩ Hoàng Ái Phương, khác với quy trình cố định, quy trình kinh doanh linh hoạt cho phép doanh nghiệp lựa chọn nhiều cách vận hành khác nhau để đáp ứng các tình huống kinh doanh khác nhau. 

Tiến sĩ Phương đưa ra ví dụ trong đại dịch COVID-19, quy trình đổi - trả hàng có thể được thực hiện theo nhiều cách: trực tuyến hoặc trực tiếp, có chữ ký xác nhận của khách hàng hoặc chữ ký số, nhân viên kiểm tra đơn hàng tại chỗ hay kiểm tra sau một khoảng thời gian nhất định.

Ảnh minh họa: Freepik

“Khi xây dựng mô hình kinh doanh linh hoạt, doanh nghiệp sẽ vận hành linh hoạt hơn để giải quyết các tình huống trong công ty và ứng phó với những bất cập trong bối cảnh hiện nay,” Tiến sĩ Phương nhận định.

Câu hỏi đặt ra là làm thế nào để các quy trình kinh doanh trở nên linh hoạt hơn khi mà chúng vốn được tạo ra nhằm đem lại cấu trúc ổn định và tính khuôn mẫu? Hơn nữa, làm cách nào để các doanh nghiệp có thể giải quyết mâu thuẫn nảy sinh giữa các luồng ủng hộ và phản đối quy trình linh hoạt trong nội bộ tổ chức?

Những băn khoăn này đã thôi thúc các nghiên cứu viên Đại học RMIT (Việt Nam) và Đại học Lisbon (Bồ Đào Nha) tiến hành phỏng vấn các chuyên gia quản lý quy trình kinh doanh đại diện cho nhiều ngành nghề tại Việt Nam.

Nhóm nghiên cứu gồm Tiến sĩ Nguyễn Hoàng Thuận, Tiến sĩ Hoàng Ái Phương, Giáo sư Mathews Nkhoma (Đại học RMIT) và Phó Giáo sư Pedro Antunes (Đại học Lisbon) đã công bố kết quả nghiên cứu trong bài báo khoa học “Sử dụng câu chuyện quy trình để tăng cường tính linh hoạt của quy trình: Quan điểm của các chuyên gia” được đăng trên tạp chí xếp hạng A – Australasian Journal of Information Systems.

Nhóm nghiên cứu đề xuất dùng “câu chuyện quy trình” (tiếng Anh: “process stories”) nhằm giải quyết mâu thuẫn phát sinh, đồng thời kết hợp với ngôn ngữ mô hình hóa trực quan BPMN (viết tắt của Business Process Modeling Notation) nhằm tăng cường linh hoạt hóa các quy trình.

Ảnh minh họa: Freepik.

Câu chuyện quy trình dùng phương pháp kể chuyện để mô tả quy trình kinh doanh một cách trực quan, thông qua văn bản và hình ảnh. Mỗi câu chuyện miêu tả lại quy trình từ một góc nhìn riêng, có thể là từ người phụ trách quy trình, người tham gia, hay chuyên gia quản lý quy trình kinh doanh, v.v.

Thông qua các câu chuyện về cách xử lý của nhân viên ở từng quy trình, doanh nghiệp sẽ hiểu được các tình huống khác nhau. Từ đó, doanh nghiệp sẽ rà soát lại những quy trình hoạt động hiện tại trong bộ máy, tìm ra những quy trình nào phức tạp và không còn hiệu quả. Tiếp đến là thực hiện cải tổ và bổ sung tính linh hoạt để các quy trình trong công ty vận hành một cách hiệu quả nhất trong mọi hoàn cảnh.

“Câu chuyện quy trình được xem như công cụ nhằm tăng tính lính hoạt cho doanh nghiệp. Nói cách khác, doanh nghiệp có thể ứng dụng kể chuyện quy trình nhằm hỗ trợ các quy trình kinh doanh hiện tại trong bộ máy để đem lại kết quả tối ưu hơn,” Tiến sĩ Phương cho biết.

Theo nhóm chuyên gia, việc ứng dụng kết hợp giữa BPMN và câu chuyện quy trình giúp mang lại các kết qua sau:

- Quy trình trong hoạt động sản xuất hoặc cung cấp sản phẩm và dịch vụ sẽ trở nên linh động hơn khi phải xử lý những tính huống và rủi ro từ các tác nhân bên ngoài, cũng như kịp thời xây dựng kịch bản ứng phó. 

-  Khả năng liên tục xoay chuyển là chìa khoá giúp doanh nghiệp thích ứng được với tình hình mới.

-  Mô hình này cũng có thể được xem là một công cụ để các lãnh đạo doanh nghiệp hiểu được quy trình kinh doanh một cách hiệu quả hơn. Qua đó, xây dựng các quy trình kinh doanh mới (có thể chưa từng tồn tại trước đó).

Tiến sĩ Phương nhấn mạnh rằng các đợt dịch bùng phát dịch COVID-19 vừa qua ở Việt Nam cũng như những bất ổn đang xảy ra trên thế giới đang nhắc nhở các doanh nghiệp phải luôn hướng đến sự đổi mới trong bộ máy. 

“Doanh nghiệp cần những chiến lược linh hoạt để đối phó với những diễn biến thay đổi không ngừng. Đây cũng là một đòn bẩy hỗ trợ các doanh nghiệp phát triển bền vững hơn. Vì vậy, đây là một thời điểm tốt để các doanh nghiệp ứng dụng kể chuyện quy trình vào mô hình kinh doanh”, chuyên gia RMIT nhận định.