Văn phòng bất định

Đã hơn một năm, chị Thúy Hòa, làm việc cho một  công ty quảng cáo của Mỹ ở quận 3, TP.HCM, không trở lại văn phòng làm việc. Đó là vào tháng 3/2020 khi đại dịch lây lan rồi bùng phát với 4 đợt khác nhau, kéo theo đợt giãn cách xã hội suốt hơn 4 tháng qua. Chuyến đi công tác bị hủy bỏ, thay vào đó là các buổi đào tạo về làm việc tại nhà. Bạn bè, gia đình, đồng nghiệp của chị Thúy Hòa cũng vậy. Cuộc sống đã thay đổi. Dường như ai cũng chỉ sống và làm việc tại nhà.

VĂN PHÒNG Ở NHÀ

Vẫn là những công việc đó, nhưng giờ đây chị Thúy Hòa phải giải quyết theo những cách hoàn toàn khác với các kỹ năng mới, những kỹ năng gắn liền với công nghệ. Thay vì xuất hiện đột ngột trước mặt bàn, một cú điện thoại từ sếp, hay một câu giao việc chóng vánh của ông ta khi đi qua bàn làm việc, công việc sẽ tới tay chị bằng email, trong nhóm “chat” công ty, trong hệ thống giao việc kiểu Trello, hoặc cao cấp hơn nữa là từ một hệ thống tổng thể (ERP) mà doanh nghiệp chị đã mất nhiều tiền để đầu tư, một hệ thống mà những nhân viên như chị có thể kết nối từ bất kỳ đâu miễn là có máy tính và internet.

Làm việc tại nhà trở nên phổ biến khi dịch bùng phát. Ảnh: Getty Imagines

Mỗi buổi sáng, thay vì sửa soạn để đi đến văn phòng thì bây giờ chị Thúy Hòa ngồi nhà và đăng nhập hệ thống quản lý công việc của công ty để tiếp nhận công việc. Tiếp nhận xong là cũng đến lúc chị liên tục dùng các phần mềm họp trực tuyến 2 chiều thời gian thực như Slack, Zoom, Meet, hoặc Zalo để trao đổi và “mổ xẻ” công việc, tìm phương hướng giải quyết cùng đồng nghiệp.

Các bộ ứng dụng văn phòng như Google Workspace hay Microsoft Team giúp chị và các đồng nghiệp dễ dàng cộng tác từ xa, trực tuyến, liền mạch với các công cụ xử lý và tạo văn bản, trình bày hay bảng tính. Khi mọi người đã hoàn thành công việc của mình, cũng là lúc cả đội của chị tổ chức lại các cuộc họp trực tuyến để đánh giá lại toàn bộ công việc cho hoàn thiện. Mọi người có thể kiểm tra chéo, hoàn tất những bước cuối cùng, ký số bằng token và nộp lên lãnh đạo phê duyệt trước khi đẩy lên các hệ thống ERP hoặc chuyển tới tay khách hàng, đối tác.

Lúc này cũng là lúc các tính năng đánh giá, đo lường chất lượng công việc (KPI), quản lý tiến độ công việc (như Microsoft Project hay Plans) chấm điểm, tính công, tính lương nằm trong trong hệ thống ERP bắt đầu âm thầm hoạt động với các quy trình và cơ chế định trước để đánh giá mức độ hoàn thành. Đó là bức tranh công việc của chị Thúy Hòa và đồng nghiệp khi làm việc tại nhà. Toàn bộ được thực hiện từ xa, qua 4G, 5G hay cáp quang siêu tốc cùng với các công nghệ hiện đại.

XU THẾ LÀM VIỆC TỪ XA

Dĩ nhiên, để biến những công việc mà ta quen thuộc hằng ngày sang giải quyết bằng nền tảng công nghệ thì mọi người đều phải thành thạo với công nghệ. Vì thế, không có gì lạ khi các công ty thành công trong mô hình làm việc từ xa đều là các công ty công nghệ hay lãnh đạo xuất thân là dân công nghệ.

Tiên phong của văn hóa làm việc từ xa phải kể đến “trùm công nghệ” IBM khi họ cho nhân viên làm việc từ xa từ năm 1980. Gần đây nhất, IBM đã tuyên bố cho 75.000 nhân viên của mình làm việc từ xa. Riêng tại Ấn độ, họ thậm chí cho phép tới 99% nhân viên làm tại nhà.

Các cuộc họp trực tuyến trở nên quen thuộc trong thời dịch bệnh. Ảnh: Microsoft

Facebook cũng có đến 95% nhân viên làm việc tại nhà khi đại dịch bùng phát, giờ đây khi dịch đã bớt căng thẳng, vẫn còn một nửa nhân viên làm việc tại nhà. Giám đốc Điều hành và là nhà sáng lập Facebook Mark Zuckerberg cũng là một trong số đó. Ông cũng tuyên bố cho 50% lượng nhân viên làm việc hiệu quả nhất được làm việc tại nhà trong 5-10 năm tới.

Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng vậy, làm việc từ xa là một cơ hội và họ cũng đã có thành công nhất định. Salesforce mới khảo sát hơn 2.500 doanh nghiệp vừa và nhỏ trên toàn cầu về mức độ ảnh hưởng của đại dịch đến các chiến lược và giá trị của họ. 75% doanh nghiệp vừa và nhỏ được hỏi cho biết khách hàng của họ thích được cung cấp các giao dịch kỹ thuật số; 72% có hoạt động thương mại điện tử và 35% trong số họ vừa triển khai nó trong năm qua. 71% cho biết hoạt động kinh doanh của họ tồn tại và thành công nhờ số hóa. Những phần mềm dịch vụ khách hàng đã giúp các doanh nghiệp vừa và nhỏ tồn tại theo nhiều cách.

Sự chuyển đổi văn hóa làm việc từ văn phòng sang từ xa tại nhà trở thành một hiện tượng, một văn hóa làm việc mới. Những công ty nào đã sẵn sàng về con người hay công nghệ đều nhanh chóng đón nhận những thành công ngoài mong đợi.

VĂN PHÒNG TƯƠNG LAI

Tất cả văn hóa làm việc tại văn phòng đã chuyển đổi thành văn hóa làm việc từ xa, một thứ văn hóa rất khác. “Ngoài công việc, thói quen ăn uống, chăm sóc con cái, ý thức về thời gian và mọi thứ của tôi đều thay đổi”, chị Thúy Hòa nói. Cả thế giới thay đổi sau một đêm từ lối sống, đến thói quen, phương thức làm việc. Các doanh nghiệp cũng vậy.

Nhưng để biến văn hóa làm việc từ xa trở thành thuần một màu hồng thì cần nhiều nỗ lực, loại bỏ những điều có hại. Điều này rất khó, cần các phương pháp quản lý mới, cách làm mới. Trong ngành tài chính, những người khổng lồ như Blackstone, JPMorgan và Goldman Sachs hy vọng nhân viên sẽ trở lại làm việc vào mùa hè 2021 này. Giám đốc Điều hành JPMorgan Jamie Dimon tuyên bố: “Công việc từ xa không phù hợp với những người muốn hối hả”. Và quan trọng hơn là lãnh đạo chưa đủ lòng tin vào tính tự giác của nhân viên và họ cũng không thích.

Vì sao họ không thích? Chắc chắn là từ hiệu quả công việc.Một bài báo nghiên cứu mới của Đại học Chicago và Đại học Essex cho thấy những người làm việc từ xa đã tăng 30% số giờ làm việc của họ, nhưng không làm tăng năng suất. Có rất nhiều yếu tố gây mất tập trung khi làm việc tại nhà dẫn đến giảm năng suất, từ con cái, vợ chồng, thú cưng tới hàng xóm. Một báo cáo năm 2008 của Đại học California cho thấy trung bình mất 23 phút 15 giây để quay lại công việc sau khi bị gián đoạn.

Mọi người thường sáng tạo hơn khi họ làm việc cùng nhau. 3 công ty sáng tạo và có giá trị bậc nhất thế giới Google, Apple và Facebook, tất cả đều khuyến khích nhân viên của họ làm việc trong văn phòng. CFO của Google tuyên bố: “Càng ít làm việc từ xa càng tốt”.

Nhưng dù thế nào vẫn phải khẳng định, làm việc từ xa là cần thiết và là một văn hóa làm việc mới trong tương lai. Biến thể Delta với tốc độ lây lan nhanh khiến nhiều doanh nghiệp phải thay đổi kế hoạch mở lại văn phòng.

Đó cũng là một lời nhắc nhở cho chúng ta rằng đây chính là điều kiện bình thường mới và khả năng trở lại như trước kia là rất bấp bênh. Bởi đại dịch chưa biết bao giờ chấm dứt và các công ty thấy làm việc từ xa đáp ứng được công việc, có lợi cho công ty mình thì đương nhiên họ sẽ tiếp tục duy trì. Nhưng xu hướng phổ biến vẫn là kết hợp cả hai, vừa trực tiếp vừa từ xa, một kiểu văn phòng “lai”.

“Không có một cách tiếp cận chung nào cho công việc kết hợp, vì kỳ vọng của nhân viên luôn không ngừng thay đổi. Cách duy nhất để các doanh nghiệp đối phó với sự phức tạp này là phải linh hoạt trong toàn bộ mô hình hoạt động của mình”, ông Satya Nadella, Chủ tịch Microsoft, cho biết.

Theo khảo sát của Microsoft, chuyển đổi sang mô hình làm việc kết hợp là cách để người lao động hạnh phúc hơn. Bằng chứng là sau 1 năm thử nghiệm, khảo sát từ Microsoft cho thấy, 62% lao động trong nước đã sống thật với chính mình, tìm thấy năng suất và niềm vui trong công việc. Họ cũng có những trải nghiệm cảm xúc cân bằng hơn. Đây cũng là điều đã xảy ra ở Nhật, Úc, New Zealand... Bà Phan Tú Quyên, Giám đốc Marketing và Vận hành của Microsoft Việt Nam, đánh giá, 71% lãnh đạo doanh nghiệp nhận ra những thay đổi này.

Một cuộc khảo sát của Ipsos cho Diễn đàn Kinh tế Thế giới trong số 12.500 người có việc làm ở 29 quốc gia cho thấy, đa số muốn làm việc linh hoạt trở thành tiêu chuẩn. Và gần 1/3 (30%) cho biết họ sẽ cân nhắc tìm kiếm một công việc khác nếu bị buộc phải quay lại văn phòng toàn thời gian.

Theo ông Balder Tol, Tổng Giám đốc khu vực Úc và Đông Nam Á của WeWork, khi có nhiều người được tiêm vaccine hơn, các doanh nghiệp đang xem xét những bước chuẩn bị tiếp theo. Đối với nhiều doanh nghiệp, điều này có nghĩa là họ cần nắm bắt mô hình làm việc hỗn hợp - cho phép nhân viên làm việc từ nhiều nơi khác nhau, bao gồm từ văn phòng, không gian làm việc chung và từ nhà. Mô hình làm việc hỗn hợp cần được áp dụng phù hợp với nhu cầu của từng doanh nghiệp.

Một vài công ty đã thành công khi cho phép nhân viên làm việc từ xa trong khi duy trì văn phòng truyền thống để làm trụ sở; những công ty khác lại áp dụng các lựa chọn làm việc từ xa và nhiều văn phòng vệ tinh cách xa văn phòng trụ sở. Bên cạnh đó, ngày càng phát triển các mô hình với hình thức làm việc chủ yếu từ xa cùng các lựa chọn không gian làm việc linh hoạt (flexible workspace). “Một trong những yếu tố quan trọng nhất để thành công khi đưa mọi người trở lại văn phòng làm việc chính là tạo niềm tin cho nhân viên”, ông Balder Tol cho biết.

Bà Hoàng Nguyệt Minh, Giám đốc Bộ phận Cho thuê Thương mại, Savills Hà Nội, cho rằng trong bối cảnh đại dịch, gần như nhân viên văn phòng đã quen với làm việc tại nhà thì vấn đề phụ thuộc nhiều hơn vào câu chuyện văn hóa công ty, sự linh hoạt của doanh nghiệp.

Giờ đây mọi người đến văn phòng chỉ khi có mục đích, chẳng hạn như một số việc cần hợp tác, các cuộc họp hay các buổi làm việc cần trí tuệ tập thể. Điều này có nghĩa, khi chúng ta càng trở nên ảo, thì rất cần kết nối và giao tiếp trực tiếp để hỗ trợ sự tồn tại ảo đó. Chính vì vậy, nhiều công ty đang chuyển đổi không gian cá nhân thành không gian cộng tác và môi trường xã hội, nơi người lao động có thể gặp gỡ nhau. Cuối cùng, các nhà nghiên cứu cho rằng hợp tác bên lề các cuộc họp chính thức lại là chìa khóa để kinh doanh thành công.

Mô hình văn phòng mới sẽ thay đổi cách làm việc của con người.

Và để đáp ứng được nhu cầu làm việc “lai” này, cần các công nghệ không cảm ứng mới để thay thế bề mặt như nút và tay cầm để hạn chế lây lan dịch bệnh. Các phát minh công nghệ khác có thể bao gồm nhận dạng khuôn mặt (để thay thế quẹt thẻ), bảng chỉ dẫn thông minh (để tạo ra trải nghiệm không ma sát và cho ta biết cuộc họp đầu tiên của mình là trên tầng 3 chẳng hạn) hoặc mã QR cho những thứ như bàn đứng có thể được quét để điều chỉnh theo chiều cao và sở thích, phù hợp với những người dùng khác nhau mỗi ngày. 

Theo đại diện của Savills Việt Nam, khi xây dựng văn phòng kiểu mới, doanh nghiệp nên cân nhắc 3 khía cạnh chính: tính linh hoạt, quản lý tốt và đảm bảo an toàn tại nơi làm việc. Ngoài ra, doanh nghiệp cần tính đến rủi ro của việc mọi người không gặp mặt, không tương tác với nhau; rủi ro mất cân bằng giữa văn hóa hiện hữu và văn hóa làm việc linh hoạt; phòng ngừa nguy cơ tội phạm mạng và rủi ro không quản lý được sự thay đổi của quá trình chuyển đổi.